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Start-Leitfaden für Videokonferenzen & Videocalls im Unternehmen – Teil 2
By Guido Raddatz | BackOffice
By Guido Raddatz | BackOffice
Videokonferenzen sind zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden und bieten eine Möglichkeit, mit entfernten Kollegen, Kunden und Partnern in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Der Trend zum Homeoffice und die Notwendigkeit für Unternehmer/innen, ohne kostspielige Geschäftsreisen mit Kunden in Verbindung zu bleiben, hat die Nachfrage nach zuverlässigen und effizienten Videokonferenzsystemen gesteigert.
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Einer der Hauptvorteile von Videokonferenzen für Unternehmer/innen ist die gesteigerte Produktivität und Effizienz. Durch den Verzicht auf Reisen und die Ermöglichung der Zusammenarbeit in Echtzeit können Videokonferenzen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Entscheidungsfindung sowie Kommunikation verbessern. Darüber hinaus bieten Videokonferenzsysteme eine flexible und skalierbare Lösung für Meetings und Konferenzen, die es Ihnen ermöglicht, eine große Anzahl von Teilnehmern an verschiedenen Standorten unterzubringen.
Ein weiterer Vorteil von Videomeetings ist die verbesserte Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter. Diese erhalten die Möglichkeit, bequem von zu Hause aus an Besprechungen und Konferenzen teilzunehmen. Das ermöglicht Ihren Mitarbeitern Zeit zu sparen und den durch das Pendeln verursachten Stress zu reduzieren. Dies kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem gesteigerten Mitarbeiterengagement führen.
Bei der Betrachtung der Sicherheit eines Videokonferenzsystems / Onlinetools sollten die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:
Verschlüsselung: Videokonferenzsysteme sollten starke Verschlüsselungsprotokolle verwenden, um die Vertraulichkeit und Privatsphäre von Besprechungsinhalten zu schützen.
Zugangskontrolle: Das System / Onlinetool sollte über einen Mechanismus verfügen, um zu kontrollieren, wer Zugang zu Meetings hat, und um unbefugten Zugang oder Eindringen zu verhindern.
Datenspeicherung: Das Videokonferenzsystem sollte bei Bedarf Meeting-Daten sicher speichern, mit klaren Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung.
Datenschutz: Das System / Onlinetool sollte allen Vorschriften und Standards der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen.
Anbietersicherheit: Die Sicherheitspraktiken und Erfolgsbilanz des jeweiligen Anbieters sollten sorgfältig bewertet werden, um sicherzustellen, dass das Videokonferenzsystem beständig weiterentwickelt wird, sicher und zuverlässig ist.
Benutzerschulung: Nutzer sollten in der sicheren Verwendung des Systems geschult werden, einschließlich Best Practices für Kennwörter, Bildschirmfreigabe und Dateifreigabe.
Es ist wichtig, die Sicherheit des Videokonferenzsystems regelmäßig zu überprüfen und erneut zu bewerten, um sicherzustellen, dass es den sich entwickelnden Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens weiterhin entspricht.
Ich möchte Ihnen nun 3 von mir bevorzugte Online-Videokonfernztools vorstellen. Beginnen möchte ich mit der kostenlosen Lösung für den ersten Einstieg. Gefolgt vom Profitool, welches keine Wünsche offenlässt. Als dritte und letzte Möglichkeit verrate ich Ihnen meinen Favoriten, den kompakten Alleskönner für kleines Budget.
Mit WhatsApp Business sind Sprach- und Videocall für Gruppen genau wie mit der privaten Messengerversion möglich. Die Funktion nennt sich kurz und knapp Gruppenanruf. Gestartet wird der Videocall über den Reiter „Anrufe“. Anschließend kann ein neuer Gruppenanruf gestartet werden, bei dem einfach die Teilnehmer hinzugefügt werden können. Weiterhin kann auch ein Einladelink für ein terminiertes Videomeeting erstellt werden.
Zur Website von WhatsApp Business
Zoom bietet neben einer kostenlosen Basic-Version (Besprechungen bis 100 Teilnehmer auf 40 Minuten begrenzt) weitere verschiedene Preismodelle für seine Nutzer an. Ob Anrufe, Events oder Unternehmenslösungen wie Zoom Rooms, das Angebot von Zoom ist riesig und lässt keine Wünsche offen.
Meet ist der Videokonferenz und Instant-Messaging-Dienst von Google. Seit 2013 unter dem damaligen Namen Google Hangouts am Markt, wird heutzutage Meet als Business-Version kontinuierlich von Google weiterentwickelt. Meet kann kostenlos bis 10 Teilnehmer genutzt werden. Professionelle Nutzer, die ein Google Workspace-Konto besitzen, können mehreren Hundert Teilnehmern einladen und einen üppigen Speicherplatz in Anspruch nehmen.
Abschließend sein noch erwähnt, dass Videokonferenzen Unternehmen dabei helfen können, ihre Umweltauswirkungen zu verbessern, indem sie den Reisebedarf reduzieren, der einen erheblichen CO2-Fußabdruck hat. So können Videokonferenzen dabei unterstützen, die CO2-Bilanz zu verbessern und umweltfreundlicher zu werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Videokonferenzen in der heutigen globalen und sich schnell verändernden Arbeitsumgebung zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen geworden sind. Zu den Vorteilen von Videokonferenzen gehören eine gesteigerte Produktivität, eine verbesserte Work-Life-Balance für Mitarbeiter, ein geringerer CO2-Fußabdruck sowie eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation. Erfahren Sie im 3. Teil dieses Leitfadens, wie eine Videokonferenz abgehalten wird. Ich gebe Ihnen diverse Tipps für den richtigen Ablauf, damit Sie Ihre Kunden oder Mitarbeiter mit einem guten Meetingkonzept überraschen können.
Hier finden Sie die anderen Beiträge aus der Serie über Videokonferenzen:
Teil 1 – 10 Punkte zur Vorbereitung für den Start von Videomeetings und Videocalls im Unternehmen
Teil 3 – So halten Sie gekonnt Videokonferenzen & Videocalls ab
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