Lohnabrechnung Outsourcing – Clever, einfach und effizient die Lohnabrechnung erstellen lassen

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Kurz und knapp – Digital-Map:

1. Die Arten der Lohn- und Gehaltsabrechnung und deren Besonderheiten
   1.1. Eine Gehaltsabrechnung
   1.2. Die Lohnabrechnung
   1.3. Eine Minijobabrechnung
   1.4. Die Entgeltabrechnung
   1.5. Den Baulohn
   
   2. Lohnabrechnung Outsourcing: Die Möglichkeiten für Unternehmen und Freiberufler
   2.1. Die Lohnabrechnung selbst erstellen
   2.2. Die Lohnabrechnung online erstellen
   2.3. Die Lohnabrechnung durch einen Steuerberater erstellen lassen
   2.4. Lohnabrechnung Outsourcing über einen Dienstleister
   
   3. Eine Lohnabrechnung erstellen – Folgendes sollten Sie als Arbeitgeber unbedingt wissen
   3.1. Datenschutz
   3.2. Gesetze und deren Änderungen
   3.3. Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft und Finanzamt
   3.4. Meldungen an Behörden, Ämter und Berufsgenossenschaft
   3.5. An- und Abmeldung der Mitarbeiter
   3.6. Wahrung von entscheidenden Fristen
   3.7. Entgelterstattung im Krankheitsfall
   3.8. Versand der Gehaltsabrechnung
   
   4. Lohnabrechnung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten
   4.1. Ein professionelles Dienstleistungspaket im Lohnabrechnung Outsourcing sollte umfassen
   4.2. Folgende Leistungen werden überwiegend optional angeboten/erhöhen den Dienstleistungspreis
   4.3. Die Angebotskalkulation eines Lohn-Dienstleisters richtig verstehen
   5. Wichtige Angebotsinhalte von Lohn-Dienstleistern kurz erklärt
   

Lohnabrechnung Outsourcing: Die Möglichkeiten für Unternehmen und Freiberufler

In Deutschland ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung vorzunehmen. Das ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler keine leichte Aufgabe.

Rückblickend war kein anderer Geschäftsbereich in den letzten 10 Jahren so häufig von Gesetzesänderungen betroffen wie die Lohnbuchhaltung. Lohn-Dienstleister und Steuerberater können von den immer umfangreicher werdenden Anforderungen ein Lied singen. Die Vergangenheit zeigte, dass erfolgte Gesetzesänderungen, die die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung betrafen, in immer kürzeren Abständen erfolgten, so dass immer häufiger u. a. personeller Schulungsbedarf und notwendige Software-Updates anstanden, die wiederum mit erheblichen Zusatzkosten und einem erhöhten Zeitaufwand verbunden sind. Seit dem Jahr 2018 haben sich aufgrund der Datenschutzgrundverordnung der Aufwand und die gesetzlichen Vorlagen im Umgang mit personenbezogenen Daten für Unternehmen exponentiell erhöht. Angesichts dieser Bedingungen stellt sich für viele Unternehmer die Frage, wie die Lohnabrechnung am effektivsten und kostengünstig durchzuführen ist.

Welche Möglichkeiten Sie haben und wie im Einzelnen die Vor- und Nachteile jeweils aussehen, möchte ich Ihnen nun verdeutlichen. Folgende Kriterien sollten Sie beachten, wenn Sie eine Lohnabrechnung selbst erstellen oder an einen Dienstleister auslagern wollen:

Die Lohnabrechnung selbst erstellen

In vielen klein- und mittelständischen Betrieben werden die Löhne und Gehälter der Angestellten oft in Eigenregie mit einem abonnierten Lohnprogramm erstellt.

Mit der monatlichen Abrechnung der Löhne und Gehälter, dem damit verbundenen Ausdrucken der Lohnnachweise oder dem Bereitstellen einer digitalen Lohnakte ist es aber nicht getan. Das Erstellen einer korrekten Gehaltsabrechnung erfordert in den meisten Fällen eine Menge Erfahrung, vor allem in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung, Zuschüssen für beispielsweise Kindergartenplätze oder beim Beachten von Datenschutzvorschriften.

Die Anbieter von Lohnsoftware wie Datev, Lexware, Sage und Co., setzten immer wieder neue Vorgaben des Gesetzgebers durch entsprechende überwiegend kostenpflichtige Software-Updates um. Allerdings müssen Sie oder Ihr Mitarbeiter, der die Abrechnung durchführt, ein Spezialist sein, um alle anfallenden Sachverhalte richtig einordnen und abrechnen zu können. Oft stellt sich hierbei im Nachgang heraus, dass dies keine leichte Aufgabe ist: Insbesondere bei einer späteren Lohnsteueraußenprüfung vom Finanzamt oder Betriebsprüfung durch die Sozialversicherungsträger führen nicht korrekt abgerechnete Sachverhalte oft zu kostspieligen Nachzahlungen.

Nicht außer Acht zu lassen ist, dass entsprechende Vertretungs-Regelungen, z. B. bei Krankheit des Mitarbeiters oder des Unternehmers, und Kapazitäten für Weiterbildungen im Vorfelde berücksichtigt werden müssen.

Nach eigenen Erfahrungen habe ich festgestellt, dass eine wirklich gute und umfangreiche Lohn-Software teuer ist und es sich je nach Größe des Betriebes, gar nicht lohnt, eine solche Software zu erwerben bzw. jährlich zu mieten.

Lohnabrechnung selbst erstellen – Ihre

Vorteile:

• Unabhängigkeit von Dienstleistern und Steuerberatern.
• Aufbau interner Fachkräfte.
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten durch vollen Datenzugriff.

Nachteile:

• Hoher zeitlicher Aufwand.
• Komplexe und sich ständig ändernde Gesetzeslage.
• Fehler bei gesetzlichen Änderungen führen oft zu hohen Nachzahlungen.
• Abhängigkeit von spezialisierten Mitarbeitern.
• Hohe Kosten für geeignete Lohn-Software.
• Umsetzung komplexer Datenschutzrichtlinien in eigener Verantwortung.
  

Die Lohnabrechnung online erstellen

Heutzutage wird einem überall vermittelt, dass Onlinetools einem die Arbeit abnehmen und Kosten sparen. Kurz gesagt: online wird das Leben leichter. Leider trifft dies nicht auf die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu. Eine Lohnabrechnung online zu erstellen ist im Endeffekt nichts anderes, als die Lohnabrechnung vollumfänglich selbst zu erstellen. Die aktuellen Onlinetools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nichts anderes als eine Lohnsoftware, die auf dem Firmencomputer installiert wurde. Bei einer Lohnabrechnung online erspart sich der Nutzer nur die Installation der Lohnsoftware und deren Updates. Allerdings gewinnt der Nutzer die angebliche Freiheit, seine Lohnabrechnung ortsunabhängig durchzuführen. Leider vergessen hier die Freiberufler und Unternehmer, die im Thema neu sind, dass im Zuge der Abrechnung auf diverse Unterlagen zurückgegriffen werden muss, wie beispielsweise Personalakten, Reisekostenbelege, Stundennachweise usw.

Um die eigene Lohnabrechnung online zu erstellen, ist eine Registrierung beim entsprechenden Anbieter notwendig. Weiterhin müssen alle für die Lohnabrechnung erforderlichen Firmen- und Mitarbeiterdaten erstmalig vom Unternehmer erfasst und dann monatlich weitere Änderungen (wie Stunden, Gehaltsänderungen, Fehlzeiten), die seine Mitarbeiter betreffen, per Eingabe ins Onlinetool übertragen werden. Im Endeffekt erstellen Sie oder Ihr Lohnbuchhalter die Lohnabrechnung, und die fertigen Lohnunterlagen werden nach der Abrechnung durch den Online-Dienstleister auf dem Postweg, per E-Mail oder elektronischer Lohnakte bereitgestellt.

Dabei entstehen Unternehmern hohe Kosten für Software und Datenverwaltung. Da die Daten vom Unternehmen selbst zu erfassen sind, muss der Lohnbuchhalter über die gesetzlichen Gegebenheiten zur Abrechnung immer auf dem Laufenden sein.

Vergleicht ein Unternehmer oder Freiberufler am Ende alle Aufwendungen seiner Online-Lohnabrechnung mit den Kosten, die er beim Outsourcing mit einem externen Dienstleister hätte, ergibt sich in den meisten Fällen keine Kostenersparnis. Viele Anbieter von Onlinetools für die Lohnabrechnung zielen am Ende darauf ab, ihre eigene Dienstleistung anzubieten. Leider haben Firmen aber dann bereits viel Mühe in ihre Abrechnung gesteckt oder es mangelte ihnen zum Schluss doch an Zeit oder Fachkräften. Lohnabrechnung Outsourcing ist zwar ein wenig teurer, aber erspart viel Zeit und Mühe sowie von Ihnen zu Beginn nicht berücksichtigte Zusatzkosten.

Lohnabrechnung online erstellen – Ihre

Vorteile:

• Siehe Vorteile bei Lohnabrechnung selbst erstellen.
• Angeblich ortsunabhängiger Zugriff (nur, wenn Sie alle Unterlagen immer dabeihaben).
• Keine Softwareinstallation.
• Keine Softwareupdates.
• Direkter Datenzugriff.

Nachteile:

• Siehe Nachteile bei Lohnabrechnung selbst erstellen.
• Datenschutz wird noch anspruchsvoller aufgrund höherer Risiken in der Onlinewelt.
• Keine erhoffte Arbeitserleichterung und Zeitersparnis verglichen mit Lohnsoftware.
• Bei Handhabungsproblemen, die Sie nicht selber lösen können, sind Sie meistens auf eine unpersönliche Hotline angewiesen.
  

Lohnabrechnung über den Steuerberater – Ihre

Vorteile:

• Finanz- und Lohnbuchhaltung ggf. aus einer Hand.
• Zeitersparnis, die Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Kernkompetenz zu fokussieren.
  
• Der eigene Steuerberater ist meistens vor Ort.
• Unabhängigkeit vom Ausfall eigener Mitarbeiter.
  

Nachteile:

• Meist teuer, da die Vergütung laut Steuerberatergebührenverordnung erfolgt.
• Kleine Steuerbüros haben oft eine geringere Personalkapazität, die bei Krankheitswellen oder Personalwechsel die Abrechnungssicherheit gefährden könnte.
  

Lohnabrechnung Outsourcing über einen Dienstleister

Die eigene Lohnabrechnung ist heutzutage schnell und einfach an einen Dienstleister ausgelagert. In Fachkreisen ist hier vom Outsourcing der Lohnabrechnung die Rede. Auf folgende entscheidende Qualitätsmerkmale sollten Unternehmer und Freiberufler unbedingt im Vorfeld achten:

Lohnabrechnung Outsourcing über einen Dienstleister – Ihre

Vorteile:

• Sie gewinnen Zeit für Ihr Kerngeschäft.
• Unabhängigkeit vom Ausfall eigener Mitarbeiter.
• Nachhaltige Kostensenkung durch Einsparungen und Festpreiskalkulation.
• Abrechnungssicherheit und Fristenwahrung durch einen umfangreichen Lohnbuchhalterpool.
• Korrekte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
• Umfangreiches Lohnwissen, branchen- und bundesländerübergreifend.

Nachteile:

• Je nach Dienstleister lange Vertragslaufzeiten.
• Für kurzfristigen Bedarf überwiegend ungeeignet, aufgrund Vertragslaufzeiten von bis zu 12 Monaten. Kurze Vertragslaufzeiten sind meistens teuer oder werden nicht angeboten.
• Kleine Dienstleister / Einmann-Lohnbuchhaltungen haben oft eine geringere Personalkapazität, die bei Krankheitswellen oder Personalwechsel die Abrechnungssicherheit gefährden könnte.
• Meistens kein Büro in unmittelbarer Nähe zum eigenen Unternehmen.
  

Eine Lohnabrechnung erstellen – Folgendes sollten Sie als Arbeitgeber unbedingt wissen

Folgende Punkte sind beim Lohnabrechnung Outsourcing vom Arbeitgeber bei der Einführung und der laufenden Abrechnung zu beachten:

Datenschutz

Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften laut DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) verantwortlich. Beauftragen Sie als Unternehmen oder Freiberufler einen Dienstleister, Ihre Lohnabrechnung zu erstellen, haben Sie sicherzustellen, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Dies erfolgt meistens über die Vereinbarung eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV).

Gesetze und deren Änderungen

Erstellen Sie selbst Ihre Lohnabrechnung online oder über eine Software, sind Sie für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und die korrekte Umsetzung von Änderungen verantwortlich. Mögliche Fehler oder Nichtbeachtung von Gesetzesänderungen können zu erheblichen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen führen. Beauftragen Sie hingegen einen Dienstleister oder Steuerberater, ist dieser für die Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich.

Arbeitsamt, Berufsgenossenschaft und Finanzamt

Ob eine Lohnabrechnung online, per Dienstleister oder von Ihnen selbst über eine Software erstellt wird – um eine Lohnabrechnung zu erstellen, benötigen Sie immer eine Betriebsnummer, die vom Arbeitsamt vergeben wird, eine Anmeldung bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft und eine Steuernummer, die vom Finanzamt für die Übermittlung von Lohnsteuerdaten freigeschaltet ist. Aus den Anmeldungen bei diesen Institutionen ergeben sich jeweils weitreichende Konsequenzen wie Meldefristen, Haftungsansprüche, Sorgfaltspflichten uvm. Ohne eine Betriebsnummer, Anmeldung bei einer Berufsgenossenschaft und Steuernummer ist die Durchführung einer Gehaltsabrechnung in Deutschland nicht möglich.

Meldungen an Behörden, Ämter und Berufsgenossenschaft

Es gibt diverse elektronische Meldungen, die im Zuge der Lohnabrechnung online erstellt werden müssen. Eine Lohnabrechnung nur mit Stift und Papier zu erstellen ist heutzutage nicht mehr möglich. Die Lohnabrechnung ist digital geworden. Gängige Lohnabrechnungsprogramme erstellen die nötigen Meldungen automatisch.

Beispielsweise handelt es sich u. a. um folgende Meldungen:

• Die Lohnsteuermeldung ans Finanzamt.
• Meldung der Sozialversicherungsbeiträge sowie
• Meldung von Erstattung- und Entgeltfortzahlung an Krankenkassen.
• Den digitalen Lohnnachweis und die Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft.
• Sofortmeldungen (nur bestimmte Branchen) an die Deutsche Rentenversicherung.

Lohnabrechnung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten

Die Lohnabrechnung erstellen ist durch gesetzliche Vorgaben weitestgehend bundeseinheitlich vom Gesetzgeber geregelt. Im Grunde müsste jeder in Deutschland tätige Lohn-Dienstleister und Steuerberater das gleiche Leistungsspektrum in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anbieten. Hat ein Unternehmer oder Freiberufler den oft sinnvollen Entschluss gefasst, seine Lohnabrechnung auszulagern, müssen Angebote eingeholt und Leistungen verglichen werden. Da das Outsourcing der Lohnabrechnung sehr facettenreich ist und jeder Dienstleister und Steuerberater seine Angebote sowie Leistungspakete anders zusammenstellt, zeigt sich, dass eine Fülle von Leistungen und diverse preisliche Unterschiede am Markt existieren. Aus diesem Grund möchte ich Ihnen aus meiner 10-jährigen beruflichen Erfahrung einige wichtige Tipps geben, damit Sie bei Ihrem Angebotsvergleich eine optimale Transparenz herstellen können. Aus über 1000 Angebots- und Leistungsvergleichen von Lohn-Dienstleistern und Steuerberatern kann ich Ihnen folgende Hilfestellungen geben:

Ein professionelles Dienstleistungspaket im Lohnabrechnung Outsourcing sollte umfassen:

Die Angebotskalkulation eines Lohn-Dienstleisters richtig verstehen

Ein Lohn-Dienstleister kalkuliert im Regelfall anhand eines Einzelpreises je Mitarbeiter und Monat. Somit fallen nur Kosten für die tatsächlich abzurechnende Mitarbeiteranzahl an. In einem Angebot ist im Idealfall die Gesamtmitarbeiteranzahl aufgeführt, auf die sich die Angebotskalkulation bezieht. Oft wird eine Mindestmitarbeiteranzahl mit einem höheren Pauschalpreis zum Einstieg angeboten.

Die günstigsten Abrechnungspreise findet man bei reinen Gehaltsabrechnungen. Anspruchsvoller und somit teurer angeboten werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bei denen Besonderheiten wie Lohnstunden, Tarifverträge, Altersteilzeit, Kurzarbeitergeld, hohe Fluktuation der Belegschaft und Saisonarbeit zu berücksichtigen sind. Natürlich ist die Mitarbeiteranzahl ein entscheidender Faktor. Je mehr Mitarbeiter, desto preiswerter wird im Regelfall der Preis pro Mitarbeiter.

Mögliche jährliche Extrapauschalen, beispielsweise für Jahresendarbeiten wie die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen, Meldung zur Berufsgenossenschaft, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung, das Jahreslohnjournal / Lohnkonto (für die eigenen Unterlagen), Telefon- oder EDV-Pauschalen sind im Idealfall im Abrechnungspreis des favorisierten Dienstleisters inklusive, da dies überwiegend Serviceleistungen und gesetzlich vorgeschriebene Arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und damit unabdingbar sind. Vereinzelnd werden hierfür Kosten im Angebot extra ausgewiesen; in diesem Fall müssen die Kosten aufs Jahr sowie auf die Gesamtmitarbeiteranzahl umgelegt werden. Hierbei erhöht sich der Abrechnungspreis jeweils pro Monat und Mitarbeiter.

Dasselbe gilt für die Berechnung von Bearbeitungspauschalen bei Neueintritt mit Anlage des neuen Mitarbeiters oder bei Austritt von Mitarbeitern. Um einen solchen Kostenpunkt bei Angebotsvergleichen richtig zu berücksichtigen, empfehle ich folgendes Verfahren: Die Anzahl der Ein- und Austritte der letzten zwei Jahre ist mit dem anfallenden Bearbeitungspreis des Dienstleisters zu multiplizieren. Das Ergebnis wird dann erst durch 24 und dann durch die aktuelle Mitarbeiteranzahl geteilt und auf den monatlichen Abrechnungspreis pro Mitarbeiter aufgeschlagen.

Wichtige Angebotsinhalte von Lohn-Dienstleistern kurz erklärt

In den meisten Angeboten werden zu dem monatlichen Abrechnungspreis pro Mitarbeiter weiter einmalige Kosten für die Übernahme der Firmen- und Mitarbeiterdaten aufgeführt. Bei diesen einmaligen Kosten sollte deren Zusammensetzung transparent dargestellt sein. Ein guter Dienstleister prüft im Zuge der Datenübernahme diese auf mögliche Abrechnungsfehler oder unbeachtete gesetzliche Regelungen. Es gibt viele Lohnabrechnungsprogramme und Systeme, aus diesem Grund werden die Daten oft von den Dienstleistern neu in ihrem System erfasst. Somit hat ein Lohn-Dienstleister zum Beginn seiner Tätigkeit einen hohen personellen Aufwand, den er an seine Kunden berechnet. Ausgenommen sind hier Lohnabrechnungen beim Online-Dienstleister. Wie schon im Vorwege erklärt, müssen Sie bei einem Online-Dienstleister die Daten eingeben und erhalten außer Plausibilitätsprüfungen keine fundierte Überprüfung Ihrer Abrechnung. Steuerberater können die Stammdaten von einem anderen Steuerberater übernehmen. Dies nennt man Mandantendatenübertragung, was aber voraussetzt, dass der ehemalige und zukünftige Steuerberater mit Datev die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Mandanten erstellen.

Wird im Angebot ein sogenannter Fullservice angeboten, so sind im monatlichen Abrechnungspreis meist gesetzlich geforderte Leistungen oder weitere Servicetätigkeiten wie Behörden- und Ämterkommunikation, Erstellen von Lohnforterstattungsanträgen oder das Erstellen von jeglichen Bescheinigungen inklusive. Eine andere Form ist, dass solche Leistungen separat vergütet werden, wobei sich in solch einem Fall der meist günstigere monatliche Abrechnungspreis durch oft berechnete Zusatzleistungen nicht unwesentlich erhöhen würde. Fakt ist, dass diese erwähnten Leistungen je nach Branche häufig zu erbringende Tätigkeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind und somit bei einem Einzelpreis oft zusätzlich vom Lohn-Dienstleister berechnet werden.

Auf Lockangebote, bei denen sich nach einer gewissen Zeit der monatliche Abrechnungspreis erhöht, muss man achtgeben. Solche versteckten Preiserhöhungen sind möglicherweise in die AGB eines Dienstleisters eingebaut. Auf der sicheren Seite ist ein Unternehmer, wenn im Angebot eines Dienstleisters eine 12- oder sogar 24-monatige Preisgarantie gegeben wird. Wichtig ist darauf zu achten, dass nach der Preisgarantie eine vertretbare Erhöhungsklausel / Preisgleitbeschränkung vom Dienstleister angewandt wird. Vom Lockpreis ausgenommen ist natürlich ein spezieller Angebots- bzw. Startpreis, der gut erkenntlich als eine zeitlich begrenzte Preisreduzierung vom Dienstleister zu Beginn gewährt wird.

Bei Angeboten von Steuerberatern sollten Sie beachten, dass diese meist nach der Steuerberatergebührenverordnung ihre Lohn-Dienstleistungen berechnen. Im Vorfeld oft nicht zu erkennen, fallen dabei Kosten etwa wie EDV- und / oder Telefonpauschalen oder für die Jahresendarbeiten wie beispielsweise Erstellung der SV-Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen zusätzlich an.