Zeiterfassung online – clever, einfach und effizient die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen

Digitale Zeiterfassung, die Datenbasis für die Lohnabrechnung

Die Digitalisierung schreitet immer weiter in diversen Geschäftsprozessen von kleinen und mittelständigen Unternehmen sowie bei Freiberuflern voran – in einigen Bereichen mehr, in anderen weniger. Die Zeiterfassung von Mitarbeiterstunden und die Dienstplanung haben hier in den letzten Jahren viele positive Änderungen erfahren. Bei der digitalen Zeiterfassung liegt der Schwerpunkt in der elektronischen Datenerfassung und Übermittlung der Daten an die Lohnbuchhaltung. Die Lohnbuchhaltung und die hierfür genutzte Software sind dabei die entscheidenden Faktoren.

Aber was genau versteht man heutzutage unter digitaler Zeiterfassung?

Die Zeitdaten der Mitarbeiter werden elektronisch über eine Software, ein Onlinetool oder eine App erfasst.

Die Daten werden elektronisch aufgearbeitet. Hierzu gehören das Summieren der Werte, die Auswertung von beispielsweise Sonn-, Feiertag- und Nachtzuschlägen, die elektronische Weitergabe der Daten an die Lohnbuchhaltung und die Datenbereitstellung an die Mitarbeiter.

Was müssen Sie bei der Lohnabrechnung bedenken?

Im Zusammenspiel der digitalen Zeiterfassung und der Lohnabrechnung ist immer die Lohnsoftware oder Lohnanwendung das führende System. Bei der Lohnabrechnung werden die Daten von den Erhebungssystemen, wie beispielsweise der Zeiterfassung, entgegengenommen und verarbeitet. Somit muss die Zeiterfassung ohne Wenn und Aber die Daten bereitstellen, damit die Lohnsoftware korrekt die Lohnabrechnung erstellen sowie die Werte an Behörden und Ämter elektronisch übertragen kann. Gerade in der digitalen Zeiterfassung ist einer der wichtigsten Punkte, die elektronische Datenübergabe an die Lohnbuchhaltung. Hier richtet sich alles nach der Lohnbuchhaltung. Diesen sehr wichtigen Punkt sollten Sie immer vor der Entscheidung für eine Zeiterfassungs-App oder ein Online-Tool mit dem Zeiterfassungsanbieter und Ihrem Lohndienstleister / Softwarepartner klären.

Folgende Punkte gibt es hierbei im Einzelnen zu klären:

Um elektronische Zeitdaten zu übertragen, muss zwischen den beiden Systemen eine Schnittstelle existieren. Das Lohnsystem gibt den Aufbau der Schnittstelle vor. Somit muss eine digitale Zeiterfassung die Daten anhand des vom Lohnsystem vorgegebenen Aufbaus übertragen. Online-Anbieter und auch Software für die Zeiterfassung haben meistens bereits Schnittstellen für die großen Lohnsoftwareanbieter wie Datev, Sage oder SBS-Lohn programmiert. Die meisten Lohn-Outsourcing-Dienstleister und Steuerberater nutzen für die Abrechnung ihrer Kunden eines der zuvor genannten großen Software-Systeme. Aber auch hier gibt es immer wieder Probleme. Für weniger gängige Lohnsysteme muss ggf. vom Zeiterfassungsanbieter eine Schnittstelle programmiert werden. Ich empfehle Ihnen, dass Ihr Lohnsystem und Ihr bevorzugter Zeiterfassungsanbieter im Vorfeld einen Test durchzuführen. Hierfür übergibt der Zeiterfassungsanbieter eine Testdatei mit Testdaten zur Verarbeitung an das Lohnsystem.

Ein weiterer entscheidender Punkt in der Datenübergabe sind die Lohnarten. Das sind Nummernfolgen, mit denen Arten von Entgelten wie beispielsweise Lohn, Gehalt, Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag und so weiter bezeichnet werden. Meistens haben Entgelte einen anderen Wert oder verändern sich prozentual. Mit Lohnarten kann das Lohnsystem je nach Zeit und Dauer variable Entgelte berechnen und diese in der Lohnabrechnung für den Mitarbeiter darstellen. Die Lohnarten werden in einem Lohnartenplan zusammengefasst. Wieder einmal führend ist das Lohnsystem, das den Lohnartenplan vorgibt. Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten:

• Erstens: Die Lohnarten in der digitalen Zeiterfassung werden nach den Vorgaben der Lohnbuchhaltung eingerichtet.
• Zweitens: Das Lohnsystem passt die Lohnarten des Zeiterfassungssystems in der Lohnsoftware an. Dies führt aber meistens bei einem Lohn-Dienstleister zu zusätzlichen Kosten.

Ich empfehle Ihnen, auch diesen Punkt im Vorfeld mit den Parteien abzustimmen.

Zum Abschluss dieses Punktes möchte ich Ihnen noch etwas zum Thema Kosten mit auf den Weg geben. Schnittstellen- und Lohnartenanpassungen sind meistens auf beiden Seiten mit Kosten verbunden. Dieser Punkt fällt in die Rubrik der versteckten Kosten, da hiermit nicht im Normalfall gerechnet wird. Damit die Systeme im Sinne der Digitalisierung zusammenarbeiten, ist dies unumgänglich. Gute Anbieter und Dienstleister weisen Sie aber im Vorwege darauf hin und werden erst tätig, wenn sie Ihre Zustimmung erhalten. Sollte das Thema der Neuprogrammierung einer Schnittstelle aufkommen, können Sie sicher sein, dass solch eine Maßnahme mit erheblichen Kosten einhergeht. Neuprogrammierungen rentieren sich in den meisten Fällen nur für Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Zeiterfassung online- Folgendes sollten Sie als Arbeitgeber unbedingt wissen

Folgende Punkte sind bei der Zeiterfassung mit Online-Tools oder Apps vom Arbeitgeber bei der Einführung und der laufenden Zeiterfassung sowie Dienstplanung zu beachten:

Datenschutz

Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften laut DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) verantwortlich. Nutzen Sie als Unternehmen oder Freiberufler eine Zeiterfassungs-App oder ein Online-Tool eines Dienstleisters, haben Sie sicherzustellen, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Dies erfolgt meistens über die gegenseitige Vereinbarung eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Ein guter Zeiterfassungs-Anbieter bietet Ihnen hier ein fundiertes Konzept, das einen umfänglichen Datenschutzvertrag umfasst.

Europäischer Gerichtshof, deutsche Gesetze und deren Änderungen

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 14. Mai 2019 über die Handhabung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie geurteilt. Hierdurch wird zukünftig verlangt, dass die Arbeitgeber in den EU-Mitgliedstaaten, ein System einrichten, das jede von jedem Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfassen kann. Dieses Urteil zielt darauf ab, die Arbeitnehmer gesundheitlich und sozial zu schützen.
Sicher ist, dass diese Gesetzesänderung vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler eine große organisatorische Aufgabe darstellt, die es rechtssicher zu bewältigen gilt.

Da die Zeiterfassung von Mitarbeiterstunden immer vom jeweiligen Unternehmen selbst organisiert werden muss, sind diese für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und der korrekten Umsetzung von Änderungen verantwortlich. Mögliche Fehler oder Nichtbeachtung von Gesetzesänderungen können zu erheblichen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen führen. Nutzen Sie hierfür eine Zeiterfassungs-App oder ein Online-Tool eines Dienstleisters, gibt dies Ihnen Rechtssicherheit bei der Erfassung der Zeitdaten. Ein professionelles Zeiterfassungs-Tool setzt Vorgaben des Arbeitszeit- und des Mindestlohngesetzes konsequent um.

Beachtung des Arbeitszeitgesetztes

Gesetzliche Grundlagen, die die Zeiterfassung online und per App umfänglich regeln, finden sich im Arbeitszeitgesetzt (ArbZG). In diesem Gesetz werden Regelungen zu Ruhezeiten, Nacht und Schichtarbeit, Sonn- und Feiertagen, Überstunden und zum Jugendschutz festgeschrieben.

Digitale Zeiterfassung nach Mindestlohngesetz

Die Einhaltung des Mindestlohns ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Nicht nur ist die Zahlung eines Mindestlohns verpflichtend. Betroffene Betriebe müssten den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter festhalten. Werden Fehler in der Erfassung von Arbeitszeiten unbewusst oder auch bewusst gemacht, hat dies meistens negative Auswirkungen auf den Stundenlohn. Unterschreitet der Stundenlohn dann den Mindestlohn, hat der Arbeitgeber ein großes Problem und muss die Folgen tragen.

Die Dokumentationspflicht gekonnt einhalten

Mit einer digitalen Zeiterfassung dokumentieren Sie online oder per App unkompliziert Ein- und Ausstempelzeiten Ihrer Mitarbeiter genauso wie deren Pausenzeiten und Abwesenheiten. Professionelle Tools zur Arbeitszeiterfassung erfüllen die Anforderungen zur ordentlichen Dokumentation der Arbeitszeiten. Die Dokumentationen werden zentral gespeichert, wodurch Sie jederzeit Zugriff auf die geordneten Daten haben, auch auf jene der Vergangenheit.

Oft haben Unternehmer und Freiberufler ein umfangreiches Aufgabengebiet. Sie sind dankbar für jede Möglichkeit, Zeit einzusparen oder diese für gewinnbringende Aufgaben zu nutzen. Durch die Zeiterfassung per Online-Tool oder App kann sich der Arbeitgeber sicher sein, dass er keine Gesetzesänderungen oder Dokumentationspflichten verpasst. Die digitale Zeiterfassung und die Dienstplanung haben viele Vorteile. Unter anderem entfallen Kosten für zusätzliche Fortbildungen und Lizenzkosten für Zeiterfassungssoftware.

Herzlichst, Ihr

Guido Raddatz