Digitale Buchhaltung – Einfach und effizient die Buchhaltung online organisieren

Digitale Geschäftsprozesse schaffen Freiräume und beeinflussen die Ertrags- und Kostenentwicklung von Firmen positiv. Unternehmer und Freiberufler erhalten durch digitale Prozesse wieder die Möglichkeit, sich auf ihre unternehmerischen Kernkompetenzen sowie auf strategische Ziele zur Wertschöpfung zu konzentrieren.

Im Unternehmensalltag nimmt die Buchhaltung eine zentrale Rolle ein. Sie erfasst alle finanziellen Geschäftsvorgänge, wodurch wichtige statistische Daten entstehen.

Diese umfassenden Daten ermöglichen Unternehmern und Freiberuflern fundierte Entscheidungen zugunsten der Weiterentwicklung ihres Unternehmens oder zur Optimierung von Prozessen zu treffen. Umso wichtiger ist die Zuverlässigkeit der Buchführung, ihre Transparenz und Struktur.

Ein sinnvoller Ansatz für eine schnelle und effiziente Optimierung der Buchführung zugunsten unternehmerischer Freiräume ist im ersten Schritt deren Digitalisierung. Hierauf aufbauend empfiehlt sich das Outsourcing der Finanzbuchhaltung − ist dieser Unternehmensbereich doch schnell und einfach an einen Dienstleister oder Steuerberater auszulagern.

Firmen, die die Rechtsform der Kapitalgesellschaft gewählt haben, sowie ab einer bestimmten Umsatz- oder Gewinnhöhe, sind gesetzlich verpflichtet, ihre Bücher über die doppelte Buchführung abzuwickeln. Die gesetzlichen Grundlagen umfassen handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften und sind unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im Körperschaftsteuer- und Umsatzsteuergesetz geregelt. Diese unumgänglichen Pflichten erfordern von den beteiligten Personen fundiertes Expertenwissen sowie einen hohen Zeitaufwand.

Auch Kleinstbetriebe und Freiberuflern ist zu empfehlen, ihre Einnahmen und Ausgaben in einer ordnungsgemäßen Buchhaltung abzubilden. Eine professionelle Buchhaltung ist die Basis für Wachstum und schafft Klarheit gegenüber Finanzämtern und bei Bankgeschäften.

In den letzten 10 Jahren durfte ich in über 1000 großen und kleinen Digitalisierungs- und Outsourcing-Projekten meine Erfahrungen sammeln. Ich möchte Unternehmern und Freiberuflern den Weg aufzeigen, wie sie ihre Buchhaltung schnell und nachhaltig digitalisieren und im nächsten Schritt an einen Dienstleister oder Steuerberater outsourcen können.

Kurz und knapp - Digital-Map:

1. Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler
1.1. Die Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen
1.2. Die Buchhaltung online erstellen
1.3. Die Buchführung von einem Steuerberater online erstellen lassen
1.4. Buchhaltung-Outsourcing über einen Dienstleister
2. Digitale Buchhaltung − Folgendes sollten Sie als Unternehmer oder Freiberufler unbedingt wissen
2.1. So nimmt Ihnen die digitale Buchhaltung Ihre manuelle Arbeit nahezu komplett ab
2.2. Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?
2.3. Datenschutz in der Finanzbuchhaltung
2.4. Gesetze und deren Änderungen
2.5. Daten aus der Finanzbuchhaltung
2.6. Meldungen und Datenexport zu den Finanzbehörden
2.7. 100 % digital − Vernichtung der Papierbelege
3. Buchhaltung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten
3.1. Ein professionelles Dienstleistungspaket beim Outsourcing der Buchhaltung sollte umfassen
3.2. Diese Leistungen werden überwiegend optional angeboten/erhöhen somit den Dienstleistungspreis
4. Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen
4.1. Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst
4.2. Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur kompletten Buchhaltung umfasst

Mir berichten immer wieder Unternehmer und Freiberufler, dass die Finanzbuchhaltung keine Aufgabe ist, die nebenbei erledigt werden kann. Alle Ein- und Ausgaben, Umsatzsteuer, Abschreibungen u. v. m. müssen gesetzlich korrekt und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verbucht werden. Kein Unternehmer möchte aufgrund nicht beachteter gesetzlicher Vorschriften nach einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen leisten. Aus diesen Gründen braucht heutzutage ein Finanzbuchhalter heutzutage eine fundierte Ausbildung, nach der er meistens erst nach jahrelanger Erfahrung die nötige Sicherheit erlangt.

Im heutigen Unternehmeralltag ist Zeit ein sehr wichtiges Gut. Sehr häufig fehlt diese jene Zeit Selbstständigen, Unternehmern sowie Freiberuflern aufgrund ihrer Aufgabenfülle im Geschäftsalltag. Wie Sie Ihre wertvolle Zeit optimal nutzen, Routineaufgaben in der Finanzbuchhaltung optimieren und die Qualität Ihrer Buchhaltung erhöhen können, erfahren Sie hier.  

Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler

Digitale Buchhaltung − Folgendes sollten Sie als Unternehmer oder Freiberufler unbedingt wissen

Oft haben Unternehmer und Freiberufler nicht das notwendige Know-how und keine Zeit, um die Buchführung monatlich selbst zu erstellen. Durch Outsourcing der Buchhaltung an einen Dienstleister oder Steuerberater kann sich der Unternehmer sicher sein, dass er keine Gesetzesänderungen oder Meldefristen verpasst. Die Buchhaltung von einem Steuerberater oder Dienstleister erstellen zu lassen, hat viele Vorteile. Es entfallen unter anderem Kosten für geschulte Mitarbeiter sowie, zusätzliche Fortbildungs-, Lizenz- und Updatekosten für Buchhaltungssoftware oder Online-Tools.

Buchhaltung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten

Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler

© Adobe Stock fizkes

Hat ein Unternehmer oder Freiberufler den oft sinnvollen Entschluss gefasst, seine Finanzbuchhaltung auszulagern, müssen Angebote eingeholt und Leistungen verglichen werden. Da das Outsourcing der Buchhaltung sehr facettenreich ist und jeder Dienstleister und Steuerberater seine Angebote sowie Leistungspakete anders zusammenstellt, zeigt sich, dass eine Fülle von Leistungen und diverse preisliche Unterschiede am Markt existieren. Aus diesem Grund möchte ich Ihnen aus meiner 10-jährigen beruflichen Erfahrung einige wichtige Tipps geben, damit Sie bei Ihrem Angebotsvergleich eine optimale Transparenz herstellen können.

Bevor Sie beginnen ein Angebot einzuholen, müssen Sie erst einmal wichtige Basisdaten Ihres Unternehmens ermitteln. Nur so schaffen Sie eine Grundlage, die für alle Angebote die Ausgangsbasis bildet. In den meisten Fällen werden Sie auch vor Angebotsstellung nach diesen Basisdaten vom Dienstleister oder Steuerberater gefragt. Hierzu sollten Sie Ihre letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre auswerten. Sie müssen folgende Daten ermitteln:

  • durchschnittlicher Jahresumsatz
  • durchschnittlicher Jahresgewinn
  • durchschnittlicher Jahresaufwand
  • Anzahl jährlich zu buchender Kassenbelege (Einnahmen und Ausgaben laut Kassenbuch)
  • Anzahl jährlich zu buchender Kontobuchungen (Einnahmen und Ausgaben laut Geschäftskonto)
  • Anzahl jährlich zu buchender Geschäftsvorfälle (Kassen und Kontobuchungen gesamt)
  • Umsatzsteuermeldepflicht und Zeitraum

Weiterhin sollten Sie angeben, ob Sie mehrere Betriebsstätten haben und ob eine oder mehrere Stellen Belege an den Dienstleister übermittelt. Das Belegmanagement sollte grundsätzlich digital erfolgen. Diesbezüglich sollten Sie sich erkundigen, ob Sie hierfür ein Tool des Dienstleisters (meist kostenpflichtig) nutzen müssen, oder ob Sie ein ggf. bereits verwendetes Tool weiterhin nutzen können. Beim Outsourcing der Buchhaltung werden vom Dienstleister monatlich die Kontobewegungen Ihres Geschäftskontos ausgelesen und verbucht. Um diesen wichtigen Prozess zu ermöglichen, muss Ihre Bank einen elektronischen Zugriff ermöglichen. Dies sollten Sie im Voraus mit Ihrer Hausbank abklären. Eine Auflistung von Online-Tools zum digitalen Belegmanagement finden Sie hier.

Die Finanzbuchhaltung wird überwiegend nach Leistungserbringung monatlich vom Dienstleister oder Steuerberater in Rechnung gestellt. Hinzu kommen im Jahresverlauf Pauschalen für die Nutzung eines Online-Tools zur vorbereitenden Buchhaltung, jährliche Einnahmen- und Überschussrechnung, Bilanz und ggf. für die Umsatzsteuererklärung je Veranlagungszeitraum.

Ein professionelles Dienstleistungspaket beim Outsourcing der Buchhaltung sollte umfassen:

  • monatliche Finanzbuchhaltung
  • Datenübernahme und Kontrolle zum Start der Zusammenarbeit
  • Verarbeitung aller monatlichen Änderungsdaten und Belege
  • Umsetzung gesetzlicher Änderungen
  • Pflege der Stammdaten
  • Laufende Umsatzsteuervoranmeldung
  • Gewinnermittlung/Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR)
  • Buchungsliste mit/ohne Kostenstellen nach SKR03 und SKR04
  • Direktkommunikation mit Finanzämtern
  • umfangreiche Jahresendarbeiten

Folgende Leistungen werden überwiegend optional angeboten/erhöhen somit den Dienstleistungspreis:

  • Erstellung von Bilanzen statt Anlage EÜR beim Steuerberater
  • Prüfung von Bescheiden
  • Einrichtung individueller Kontenrahmen
  • Schnittstellenanbindung zur Lohnbuchhaltung oder Belegmanagement-Systemen
  • Erstellung von Auswertungen/Statistiken
  • Archivierung der Unterlagen aus der laufenden Buchhaltung als Archivlösung
  • Unterstützende Informationsbeschaffung/Vorbereitung von Sachverhaltsentscheidungen im Zuge der Betriebsprüfung
  • Recherchen außerhalb der laufenden Finanzbuchhaltung

Transparente Angebote listen mögliche optionale Dienstleistungen, Einrichtungs- und Erstberatungskosten sowie monatliche Lizenzkosten für Apps/Online-Tools mit Preisangaben auf. Ein Unternehmer oder Freiberufler sollte darauf achten, dass optionale Leistungen nur bei Abruf und nicht pauschal berechnet werden. So bleiben die monatlichen Kosten moderat und Erhöhungen erfolgen nur aufgrund tatsächlichen Bedarfs.

Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen

Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen

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Das Outsourcing der Buchhaltung an einen Dienstleister oder Steuerberater ermöglicht einem Unternehmer seine Arbeitszeit für umsatzsteigernde Maßnahmen einzusetzen. Viele Unternehmer und Freiberufler bevorzugen alternativ, die Buchhaltung online selbst zu erstellen. In solch einem Fall müssen das Buchhaltungswissen, benötigte Kapazitäten und erforderliche Online-Tools im Unternehmen aufgebaut werden. Trifft ein Unternehmer die Entscheidung, seine Buchhaltung online zu erstellen, muss dieser sich für einen passenden Tool-Anbieter entscheiden. Nur leider gibt es eine große Anzahl von solchen Tool-Anbietern, die sehr unterschiedliche Funktionsumfänge auf dem Gebiet der Online-Buchhaltung anbieten. Um Ihnen einen ersten Überblick zu verschaffen, habe ich hier die ausgereiftesten Anbieter übersichtlich mit ihren Leistungen für Sie zusammengestellt.

Um Angebote und Leistungen der gängigen Anbieter zu vergleichen, muss ein Unternehmer im Voraus beachten, dass sich die Anbieter in zwei Gruppen aufteilen.

Die erste Gruppe ermöglicht:

Die Buchhaltung online vorzubereiten.

In dieser Gruppe bieten die Anbieter ein Online-Tool, welches die vorbereitende Buchhaltung optimiert. Ziel dieser Tools ist, die Datenzusammenstellung und die Datenübergabe an einen Steuerberater oder Dienstleister zu optimieren. Die Hauptfunktionen sind die Rechnungs- und Angebotserstellung, das Mahnwesen, der Abgleich von Kontobewegungen und Belegen, die digitale Belegerfassung und das Bereitstellen von Schnittstellen zum Steuerberater. Mit diesen Tools ist allerdings keine eigene Buchhaltung möglich, es fehlen ihnen nämlich die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen, die gängige Softwareanbieter wie DATEV, Sage oder WISO mit ihrer ausgereiften Buchhaltungssoftware bieten.

Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst

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Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst:

  • Erstellung von Rechnungen und Mahnungen
  • Erstellung von Angeboten
  • Digitale Belegerfassung per App
  • Automatisierte Belegerkennung und Belegdatenerfassung
  • Zahlungsabgleich von Rechnungen und Belegen mit den Buchungen auf dem Geschäftskonto
  • Einnahmenüberschussrechnung
  • Durchführen einer Umsatzsteuervoranmeldung
  • DATEV-Schnittstelle zur Datenübermittlung an den Steuerberater

Die zweite Gruppe ermöglicht:

Die komplette Buchhaltung online selbst zu erstellen.

Die Anbieter dieser Gruppe ermöglichen mit ihren Tools die komplette Buchhaltung − ohne einen Steuerberater − online zu erstellen. Aufgrund des umfangreichen und komplexen Funktionsumfangs müssen für die Tools aus dieser Gruppe meist höhere monatliche Kosten einkalkuliert werden.

Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur kompletten Buchhaltung umfasst:

  • Alle Funktionen zur zuvor erläuterten vorbereitenden Finanzbuchhaltung
  • Inventarbuchhaltung mit Abschreibung
  • Online-Banking mit Zahlungsfunktionen
  • Kassenbuch
  • Erstellung von Bilanzen
  • Verwenden von Kontenrahmen (auch individuell)
  • Verschiedene Steuerschlüssel
  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Beide Anbietergruppen bieten cloudbasierte Tools, die per Desktop-PC umfänglich genutzt werden können. Mobile Apps mit dem gleichen Funktionsumfang der jeweiligen Desktopversion werden leider aktuell noch nicht von allen Anbietern geboten. Erst beim zweiten Hinsehen erkennt ein geschultes Auge, dass angebotene Apps oft nicht den gewünschten Funktionsumfang liefern.

Alle Anbieter haben verschiedene Laufzeitmodelle, wobei 1- und 12-Monatsabos die gängige Regel sind. Je länger ein Unternehmer sich an einen Anbieter bindet, umso günstiger werden die monatlichen Nutzungspauschalen. Zu den verschiedenen Laufzeiten kommen unterschiedliche Funktionsumfänge, die als Starter, Pro oder Premiumversionen betitelt werden. Bei den meisten Anbietern können erst ab der Pro- oder Premiumversion die entscheidenden Funktionen genutzt werden, die ermöglichen, die eigene Buchhaltung online vorzubereiten oder zu erstellen. Die Erstversion ist meistens nur eine abgespeckte Lockversion, der die entscheidenden Funktionen oder Umfänge fehlen. In den meisten Fällen sind zusätzliche Nutzerplätze aufpreispflichtig. Wichtig ist darauf zu achten, dass das Hosting Ihrer Daten in Deutschland erfolgt und das Online-Tool nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zertifiziert ist.

Herzlichst, Ihr

Guido Raddatz

9 Fehler, die Sie bei der Auswahl eines Lohn-Dienstleisters unbedingt vermeiden müssen.

  • So sparen Sie erhebliche Kosten mit digitaler Buchhaltung!
  • Gewinnen Sie kostbare Zeit zurück, um diese gewinnbringend zu nutzen.
  • Routinearbeiten automatisieren und unabhängig von Mitarbeitern werden.
  • Nie wieder Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen!
  • + BONUS: Große Checkliste, um in 3 Wochen auf digitale Buchhaltung umzustellen.
1. Wie Sie wertvolle Zeit und erhebliche Kosten durch digitale Buchhaltung sparen.

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