Digitale Buchhaltung – Einfach und effizient die Buchhaltung online organisieren

Führen Sie Ihr Unternehmen in eine erfolgreiche digitale Zukunft

Digitale Buchhaltung – Einfach und effizient die Buchhaltung online organisieren

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Digitale Geschäftsprozesse schaffen Freiräume und beeinflussen die Ertrags- und Kostenentwicklung von Firmen positiv. Unternehmer und Freiberufler erhalten durch digitale Prozesse wieder die Möglichkeit, sich auf ihre unternehmerischen Kernkompetenzen sowie auf strategische Ziele zur Wertschöpfung zu konzentrieren.

Im Unternehmensalltag nimmt die Buchhaltung eine zentrale Rolle ein. Sie erfasst alle finanziellen Geschäftsvorgänge, wodurch wichtige statistische Daten entstehen.

Diese umfassenden Daten ermöglichen Unternehmern und Freiberuflern fundierte Entscheidungen zugunsten der Weiterentwicklung ihres Unternehmens oder zur Optimierung von Prozessen zu treffen. Umso wichtiger ist die Zuverlässigkeit der Buchführung, ihre Transparenz und Struktur.
Ein sinnvoller Ansatz für eine schnelle und effiziente Optimierung der Buchführung zugunsten unternehmerischer Freiräume ist im ersten Schritt deren Digitalisierung. Hierauf aufbauend empfiehlt sich das Outsourcing der Finanzbuchhaltung − ist dieser Unternehmensbereich doch schnell und einfach an einen Dienstleister oder Steuerberater auszulagern.

Firmen, die die Rechtsform der Kapitalgesellschaft gewählt haben, sowie ab einer bestimmten Umsatz- oder Gewinnhöhe, sind gesetzlich verpflichtet, ihre Bücher über die doppelte Buchführung abzuwickeln. Die gesetzlichen Grundlagen umfassen handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften und sind unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im Körperschaftsteuer- und Umsatzsteuergesetz geregelt. Diese unumgänglichen Pflichten erfordern von den beteiligten Personen fundiertes Expertenwissen sowie einen hohen Zeitaufwand.

Auch Kleinstbetriebe und Freiberuflern ist zu empfehlen, ihre Einnahmen und Ausgaben in einer ordnungsgemäßen Buchhaltung abzubilden. Eine professionelle Buchhaltung ist die Basis für Wachstum und schafft Klarheit gegenüber Finanzämtern und bei Bankgeschäften.

In den letzten 10 Jahren durfte ich in über 1000 großen und kleinen Digitalisierungs- und Outsourcing-Projekten in großen und kleinen Unternehmen meine Erfahrungen sammeln. Ich möchte Unternehmern und Freiberuflern den Weg aufzeigen, wie sie ihre Buchhaltung schnell und nachhaltig digitalisieren und im nächsten Schritt an einen Dienstleister oder Steuerberater outsourcen können.

Kurz und knapp – Digital-Map:

  1. Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler
    1.1. Die Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen
    1.2. Die Buchhaltung online erstellen
    1.3. Die Buchführung von einem Steuerberater online erstellen lassen
    1.4. Buchhaltung-Outsourcing über einen Dienstleister
  2. Digitale Buchhaltung − Folgendes sollten Sie als Unternehmer oder Freiberufler unbedingt wissen
    2.1. So nimmt Ihnen die digitale Buchhaltung Ihre manuelle Arbeit nahezu komplett ab
    2.2. Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?
    2.3. Datenschutz in der Finanzbuchhaltung
    2.4. Gesetze und deren Änderungen
    2.5. Daten aus der Finanzbuchhaltung
    2.6. Meldungen und Datenexport zu den Finanzbehörden
    2.7. 100 % digital − Vernichtung der Papierbelege
  3. Buchhaltung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten
    3.1. Ein professionelles Dienstleistungspaket beim Outsourcing der Buchhaltung sollte umfassen
    3.2. Diese Leistungen werden überwiegend optional angeboten/erhöhen somit den Dienstleistungspreis
  4. Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen
    4.1. Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst
    4.2. Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur kompletten Buchhaltung umfasst

Mir berichten immer wieder Unternehmer und Freiberufler, dass die Finanzbuchhaltung keine Aufgabe ist, die nebenbei erledigt werden kann. Alle Ein- und Ausgaben, Umsatzsteuer, Abschreibungen u. v. m. müssen gesetzlich korrekt und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verbucht werden. Kein Unternehmer möchte aufgrund nicht beachteter gesetzlicher Vorschriften nach einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen leisten. Aus diesen Gründen braucht ein Finanzbuchhalter heutzutage eine fundierte Ausbildung, nach der er meistens erst nach jahrelanger Erfahrung die nötige Sicherheit erlangt.

Im heutigen Unternehmeralltag ist Zeit ein sehr wichtiges Gut. Sehr häufig fehlt jene Zeit Selbstständigen, Unternehmern sowie Freiberuflern aufgrund ihrer Aufgabenfülle im Geschäftsalltag. Wie Sie Ihre wertvolle Zeit optimal nutzen, Routineaufgaben in der Finanzbuchhaltung optimieren und die Qualität Ihrer Buchhaltung erhöhen können, erfahren Sie hier.

Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler

In der Finanzbuchhaltung ist vor allem das Management der Belegführung sehr aufwendig. Jede Einnahme und Ausgabe müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden. Hierfür müssen diese gesammelt, monatlich geordnet und für 10 Jahre aufbewahrt werden. Es müssen Rechnungen abgeglichen, Kontodaten zugeordnet, Umsatzsteuervoranmeldungen gestellt und Kassenbestände geführt werden.

Seit dem Jahr 2018 hat sich aufgrund der Datenschutzgrundverordnung der Aufwand und die gesetzlichen Vorgaben im Umgang mit personenbezogenen Daten für Unternehmen exponentiell erhöht. Im Angesicht dieser Bedingungen stellt sich für viele Unternehmer die Frage, wie die Buchhaltung am effektivsten und kostengünstigsten durchzuführen ist.

Welche Möglichkeiten Sie haben und wie im Einzelnen die Vor- und Nachteile jeweils aussehen, möchte ich Ihnen nun verdeutlichen. Folgende Kriterien sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Buchhaltung online selbst erstellen oder an einen Dienstleister auslagern wollen:

Die Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen

So nimmt Ihnen die digitale Buchhaltung Ihre manuelle Arbeit nahezu komplett ab
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In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung oft in Eigenregie mit einer gekauften oder abonnierten Buchhaltungssoftware erstellt.

Mit dem monatlichen Erfassen von Belegen, Verbuchen von Ein- und Ausgaben, Rechnungsmanagement und dem Führen eines Kassenbuchs ist es aber nicht getan. Das Erstellen einer korrekten Buchhaltung erfordert in den meisten Fällen eine Menge Erfahrung, vor allem in den Bereichen Steuern, Abschreibung, Mahnwesen oder beim Beachten von Datenschutzvorschriften.

Die Anbieter von Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware, Sage und Co. steigern den Digitalisierungsgrad ihrer Software immer weiter. Dank Buchungsvorlagen, automatisierter Belegerkennung, Kontenabgleich von Geschäftskonten und dem Einlesen von Vorgängen aus PayPal wird das Buchhalterleben immer stärker vereinfacht. Allerdings müssen diese Erleichterungen durch überwiegend kostenpflichtige Software-Updates erkauft werden. Der Trend geht mittlerweile weg von stationärer Software hin zur cloudbasierten Online-Buchhaltung. Ein entscheidender Faktor für eine gesetzlich korrekte Buchhaltung ist, dass Sie oder Ihr Mitarbeiter, der die Buchführung erstellt, ein Spezialist sind, um alle anfallenden Sachverhalte richtig einzuordnen und verbuchen zu können. Oft stellt sich hierbei im Nachgang heraus, dass dies keine leichte Aufgabe ist: Insbesondere bei einer späteren Betriebsprüfung vom Finanzamt führen nicht korrekt gebuchte Geschäftsvorfälle oft zu kostspieligen Nachzahlungen.

Nicht außer Acht zu lassen ist, dass entsprechende Vertretungsregelungen, z. B. bei Krankheit des Mitarbeiters oder des Unternehmers, und Kapazitäten für Weiterbildungen im Vorfeld berücksichtigt werden müssen.

Durch eigene Erfahrungen habe ich festgestellt, dass eine wirklich gute und umfangreiche Buchhaltungssoftware teuer ist und es sich je nach Größe des Betriebes oftmals gar nicht lohnt, eine solche Software zu erwerben bzw. jährlich zu mieten.

Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen − Ihre

Vorteile:

  • Unabhängigkeit von Dienstleistern oder Steuerberatern.
  • Aufbau interner Fachkräfte.
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten durch vollen Datenzugriff.

Nachteile:

  • Hoher zeitlicher Aufwand.
  • Komplexe und sich ändernde Gesetzeslage.
  • Fehler bei gesetzlichen Änderungen führen oft zu hohen Nachzahlungen.
  • Abhängigkeit von spezialisierten Mitarbeitern.
  • Hohe Kosten für geeignete Buchhaltungssoftware.
  • Umsetzung komplexer Datenschutzrichtlinien in eigener Verantwortung.

Die Buchhaltung online erstellen

Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen
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Im Internet wird heutzutage Unternehmern die schöne neue Welt der arbeitserleichternden und kostensparenden Online-Tools angeboten. Kurz gesagt, online wird das Leben leichter. Leider ist es aber nicht so einfach, aus der großen Vielfalt der heutigen Internetangebote das Passende auszusuchen. Vor allem muss im Voraus darauf geachtet werden, dass sich die Online-Tools in zwei Anwendungsgebiete aufteilen. Das erste Gebiet sind die Online-Tools, die nur eine vorbereitende Buchhaltung online ermöglichen. Diese Tools erleichtern das Schreiben von Rechnungen, das Scannen von Belegen und das Abgleichen von Kontodaten. Sie sind dazu gedacht, die vorbereitende Finanzbuchhaltung zu optimieren, um Ihre Daten schnell und geordnet an einen Steuerberater oder Dienstleister zu übergeben. Das zweite Anwendungsgebiet sind die Tools, mit denen eine umfassende Finanzbuchhaltung erstellt werden kann. Sie umfassen die Leistungen der Tools zur vorbereitenden Buchhaltung und ermöglichen zusätzlich u. a. die Bilanzerstellung, Abschreibungen und das Verwenden von verschiedenen Kontenrahmen. Die zweite Art der Online-Tools ermöglicht es erst, die Buchhaltung vollumfänglich online ohne Steuerberater oder Dienstleister zu erstellen. Solche Online-Tools für die Buchhaltung sind nichts anderes als eine Buchhaltungssoftware, die auf dem eigenen Firmencomputer installiert wurde. Aus diesem Grund ist auch bei dieser Art keine große Arbeitserleichterung zu erwarten. Sie sind in diesem Fall auch komplett allein für das Ergebnis der Buchhaltung verantwortlich. Bei der Online-Buchhaltung erspart sich der Nutzer nur die Installation der Buchhaltungssoftware und deren Updates. Weiterhin gewinnt der Nutzer die angebliche Freiheit, seine Buchhaltung ortsunabhängig durchzuführen. Leider vergessen hier die Freiberufler und Unternehmer, die im Thema neu sind, dass im Zuge der monatlichen Finanzbuchhaltung auf diverse Unterlagen zurückgegriffen werden muss, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltsunterlagen, Reisekostenbelege, Anlagenverwaltung, Kassenbücher usw.

Um die eigene Buchhaltung online vorzubereiten oder zu erstellen, ist eine Online-Anmeldung beim entsprechenden Anbieter notwendig. Wird ein Online-Tool gewählt, welches mehr als die vorbereitende Buchführung ermöglicht, müssen alle für die Buchhaltung erforderlichen Firmendaten, offenen Posten und Vorwerte erstmalig vom Unternehmer erfasst werden. Bei beiden Arten müssen monatlich weitere Änderungen (wie neue Belege, Rechnungen, neue Anlagegüter) per Eingabe in das Online-Tool übergeben werden. Eine große Erleichterung ist hier das Scannen der Belege per App und die anschließend erfolgende Autokontierung bei den führenden Online-Anbietern.

Es erübrigen sich für den Unternehmer je nach Toolumfang hohe Kosten für eine eigene Buchhaltungssoftware. Werden die Belege vom Unternehmen selbst verbucht, muss der Buchhalter über die gesetzlichen Gegebenheiten zur GoBD-konformen Buchhaltung immer auf dem Laufenden sein.

Vergleicht ein Unternehmer oder Freiberufler am Ende alle Kosten seiner Online-Buchhaltung mit den Kosten, die er für die vorbereitende Buchhaltung in Kombination mit dem Outsourcing an einen externen Dienstleister oder Steuerberater hätte, ergibt sich in den meisten Fällen keine Kostenersparnis. Die Kosten für solche Tools sind weitestgehend miteinander identisch. Es herrschen aber erhebliche Funktionsunterschiede. Die Buchhaltung online zu erstellen ist somit keine Kostenfrage, sondern eine Frage nach den richtigen Funktionen der einzelnen Tools.

Buchhaltung online erstellen oder vorbereiten –

Ihre Vorteile:

  • Siehe Vorteile bei Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen.
  • Angeblich ortsunabhängiger Zugriff(wenn Sie alle Unterlagen immer dabei haben).
  • Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung.
  • Keine Softwareinstallation.
  • Keine Softwareupdates.
  • Mögliche Kostenersparnis durch vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater oder Dienstleister.

Nachteile:

  • Siehe Nachteile Buchhaltung mit einer Software selbst erstellen.
  • Sehr große Funktionsunterschiede der einzelnen Tools, unterscheiden sich noch in vorbereitende und komplette Buchhaltung.
  • Datenschutz noch anspruchsvoller aufgrund höherer Risiken in der Onlinewelt.
  • Keine erhoffte Arbeitserleichterung und Zeitersparnis verglichen mit Buchhaltungssoftware, wenn mehr als die vorbereitende Buchhaltung betrieben wird.
  • Bei Handhabungsproblemen, die Sie nicht selbst lösen können, sind Sie meistens auf eine unpersönliche Hotline angewiesen.

Die Buchführung von einem Steuerberater online erstellen lassen

Der benachbarte Steuerberater ist für viele Unternehmer und Selbstständige die erste Anlaufstelle, wenn es um die Finanz- oder Lohnbuchhaltung geht. Wer seine Buchhaltung online über einen Steuerberater erstellen lässt, schont interne Ressourcen und seine eigenen Nerven. Hierbei müssen Unternehmer wissen, dass die Erstellung der Buchhaltung durch einen Steuerberater über den sogenannten physischen Pendelordner nicht mehr zeitgemäß ist und die kostspieligste aller genannten Möglichkeiten darstellt. Dieses veraltete System ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden und somit teuer, da die Vergütung des Steuerberaters anhand des geleisteten Zeitaufwands berechnet wird und sich nach der Steuerberatergebührenverordnung richtet.

Aus diesem Grund mussten Steuerberater bundesweit ihre Prozesse in den letzten 5 Jahren mehr und mehr digital optimieren. Hieraus sind aktuell zwei Systeme der digitalen Zusammenarbeit entstanden:

  1. System: Der Steuerberater vor Ort bietet seinen Mandanten ein selbst entworfenes digitales Konzept. In diesem System werden die Unterlagen und Belege für die Buchhaltung vom Mandanten digital erfasst und an den Steuerberater online übergeben. Hierfür werden Cloud-Lösungen, Scan-Apps oder eigene Datenportale vom Steuerberater bereitgestellt. Es können aber auch vom Mandanten bevorzugte Lösungen zur Anwendung kommen. Die so übergebenen Daten werden vom Steuerberater aufbereitet, geprüft und in die eigene Buchhaltungssoftware importiert. Dies geschieht überwiegend automatisch und papierlos. Umgangssprachlich bezeichnet man dieses System als vorbereitende Finanzbuchhaltung.
  2. System: Bundesweit agierende Online-Steuerberater. In den letzten Jahren sind eine Handvoll Onlinedienstleister als Ableger großer Steuerberatungsgesellschaften auf dem Markt der Online-Buchhaltung entstanden. Diese Steuerberater bieten in sich abgeschlossenes Online-Tools zur Datenübergabe und Mandantenkommunikation an. Der Unterschied zum zuvor genannten vorbereitenden System des regionalen Steuerberaters ist, dass die Online-Tools professionell aufeinander abgestimmt sind und für eine reibungslose Mandantenkommunikation optimiert wurden. So können diese Online-Steuerberater ihre Leistungen meist günstiger als ein regionaler Steuerberater anbieten. Der Mandant ist bei diesem Modell an das System vom Online-Steuerberater gebunden, die lokale Nähe ist in diesem Fall meistens nicht gegeben. Die Online-Steuerberater geben überwiegend für die angefragte Leistung ein transparentes Angebot ab. An dieser Stelle möchte ich noch darauf hinweisen, dass es im Internet Onlineportale gibt, die sich als Online-Steuerberater ausgeben, aber im Grunde nur als Adresssammler fungieren. Sie geben Ihre Anfrage an einen Partnersteuerberater in Ihrer Nähe weiter. Somit ist das Endprodukt mit dem ersten System identisch. Diese Portale erhalten bei einer positiven Mandantenvermittlung vom Steuerberater eine Provision.

Beide Systeme setzen eine gute Organisation beim Mandanten voraus. Hierzu müssen Kassen-Papierbelege und physische Rechnungen eingescannt und für den digitalen Rechnungsverkehr eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet werden. Die eigene Geschäftsbank muss in der Lage sein, die Kontobewegungen online an den Steuerberater zu übertragen. Für diese Arbeiten gibt es günstige Online-Tools, die einem die Arbeit erheblich erleichtern.

Buchhaltung über den Steuerberater online erstellen –

Ihre Vorteile:

  • Zeitersparnis, die ermöglicht, sich auf Kernkompetenz zu fokussieren.
  • Eigener Steuerberater meistens vor Ort.
  • Unabhängigkeit vom Ausfall eigener Mitarbeiter.
  • Finanz- und Lohnbuchhaltung ggf. aus einer Hand.
  • Buchhaltung erstellt von versierten Fachkräften.
  • Haftung für Fehler verschiebt sich auf die Seite des Steuerberaters.
  • Feststehen anfallender Kosten bei Online-Steuerberatern durch transparente Angebote.
  • Kurze Vertragslaufzeiten.

Nachteile:

  • Ohne digitale Belegorganisation meistens teuer, da Vergütung nach Zeitaufwand und laut Steuerberatergebührenverordnung erfolgt.
  • Online-Steuerberater meistens nicht regional vertreten.

Buchhaltung-Outsourcing über einen Dienstleister

Outsourcing – Clever, einfach und effizient
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Die eigene Buchhaltung ist heutzutage schnell und einfach an einen Dienstleister ausgelagert. In Fachkreisen ist hier vom Outsourcing der Finanzbuchhaltung die Rede. In diesem Punkt steht ein unabhängiges Buchhaltungsbüro im Fokus, aber auch ein Steuerberater ist im Grunde genommen ein Outsourcing-Dienstleister. Auf folgende entscheidende Qualitätsmerkmale sollten Unternehmer und Freiberufler unbedingt im Vorfeld achten:

  • Um eine möglichst große Buchungssicherheit bezüglich der zeitnahen monatlichen Buchungsfälle zu erhalten, sollten Sie einen größeren Dienstleister und nicht einen Einmannbetrieb für das Erstellen Ihrer Buchführung beauftragen. Professionelle Outsourcing-Dienstleister geben Ihren Kunden eine Garantie, die immer eine termingemäße Erstellung der Buchführung bei rechtzeitigem Dateneingang garantiert. Dies ist vor allem bei Umsatzsteuervoranmeldungen ein wichtiger Faktor, da hier gesetzliche Fristen eingehalten werden müssen.
  • Ihr zukünftiger Dienstleister sollte sein Angebot und den Dienstleistervertrag transparent und offen gestalten, sodass keine versteckten Kosten beim Buchhaltung-Outsourcing für Sie entstehen.
  • Kann der Dienstleister eine Zertifizierung z. B. vom TÜV vorweisen, ist dies ein Indiz für einen gewissen Qualitätsstandard. Auch sollte ein Datenschutzkonzept offen angeboten werden.
  • Ein professioneller Buchhaltungsdienstleister muss heutzutage einen hohen Digitalisierungsstandard vorweisen. Hierbei sollten Sie beispielsweise auf Tools zur digitalen Belegerfassung, digitale Datenarchivierung, Datenschutzkonzepte und Möglichkeiten der elektronischen Datenübergabe penibel achten.
  • Solch ein Dienstleister bearbeitet die monatliche Buchhaltung für Sie und setzt ggf. Umsatzsteuervoranmeldungen ab. Er erledigt somit alle Routinearbeiten. Die Erstellung der Einkommensteuererklärung und Jahresabschlüsse erfolgen aber über den Steuerberater. Somit muss der Dienstleister die laufenden Buchungsdaten an Ihren Steuerberater online übertragen. Hierfür muss der Dienstleister die Daten per Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware (meist DATEV) des Steuerberaters übertragen. Ich empfehle dies im Voraus mit beiden Parteien zu klären, um später böse Überraschungen zu vermeiden.

Buchhaltung Outsourcing über einen Dienstleister − Ihre

Vorteile:

  • Gewinn an Zeit für das Kerngeschäft.
  • Nachhaltige Kostensenkung durch Einsparungen bei den Steuerberaterkosten.
  • Unabhängigkeit vom Ausfall eigener Mitarbeiter.
  • Korrekte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
  • Umfangreiches Buchhaltungswissen.
  • Meistens Büro in unmittelbarer Nähe zum eigenen Unternehmen.

Nachteile:

  • Je nach Dienstleister lange Vertragslaufzeiten.
  • Oft geringere Personalkapazität bei kleinen Dienstleistern/Einmannbuchhaltung, könnte bei Krankheitswellen oder Personalwechsel die Buchungssicherheit gefährden.
  • Für Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung meistens dennoch Steuerberater erforderlich.

Digitale Buchhaltung − Folgendes sollten Sie als Unternehmer oder Freiberufler unbedingt wissen

So nimmt Ihnen die digitale Buchhaltung Ihre manuelle Arbeit nahezu komplett ab:

  1. Alle Ihre Belege sammeln sich an einem Ort. Ihre Belege werden automatisch aus E-Mails, einem Onlineshop, aus Online-Marktplätzen wie Amazon importiert, damit Sie einzelnen Belegen nicht hinterherlaufen müssen. Hierbei werden die Daten wie Rechnungsbeträge, Steuersätze, Adressen und Arten der Belege automatisch erfasst und Ihren Kostenstellen zugeordnet.
  2. Es herrscht ein Autoabgleich Ihrer Kontobewegungen und Belege. Geschäftskonten, Kreditkarten und PayPal werden mit der digitalen Buchhaltung verknüpft, so werden Transaktionen und Belege automatisch zugeordnet.
  3. Digitale Zahlungslisten verschaffen Ihnen einen Überblick über offene und bereits bezahlte Rechnungen. Bei offenen Posten werden Mahnungen automatisch erstellt.
  4. Ihr Überweisungsmanagement wird automatisiert. Vereinfachen Sie umständliche Überweisungen per Handeingabe, indem Sie direkt aus der Software, dem Online-Tool, heraus bezahlen − ohne manuelle Eingaben von Empfängerdaten, Rechnungsnummern, IBAN und Co.
  5. Nahtlose Datenübergabe an den Steuerberater. Exportieren Sie Ihre Daten ganz einfach per Datenschnittstelle (DATEV). So erhält Ihr Steuerberater komplette Buchhaltungsunterlagen in höchster Qualität. Im Idealfall hat Ihr Steuerberater einen eigenen Zugriff auf das von Ihnen genutzte Online-Tool.

Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?

Lohnabrechnung Outsourcing: Die Möglichkeiten für Unternehmen und Freiberufler
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  1. Digitale Buchhaltung spart Platz
    Der offensichtlichste Vorteil einer digitalen Buchhaltung ist das digitale Belegmanagement. Belege werden schnell und einfach digitalisiert und im Idealfall nicht mehr in Papierform aufbewahrt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre, hierbei können sich große Aktenberge aufstapeln. Digitale Belege sind bei guter Organisation im Gegensatz zur Papiervariante darüber hinaus strukturierter und jederzeit verfügbar.
  2. Digitale Buchhaltung schont Ressourcen
    Heutzutage wird es immer wichtiger Müll zu vermeiden und Ressourcen zu schonen. Digitale Belege benötigen keine Reihen von Ordnern, kein Papier, keine Räume, die beheizt werden, und müssen auch nicht entsorgt werden.
  3. Digitale Buchungssysteme erleichtern die Analyse der Unternehmensentwicklung
    Alle Geld- und Warenbewegungen werden in die digitale Buchhaltung überwiegend tagesaktuell automatisch eingepflegt und verarbeitet. So werden die Daten schneller bereitgestellt und die Analyse der Geschäftszahlen erleichtert. In der Praxis können Sie sich mit einem Klick die Salden der Konten anzeigen lassen und diese werden hierzu automatisch aktualisiert. Diagramme und Tabellen werden aus den Datensätzen der digitalen Buchhaltung erstellt und müssen nicht mehr manuell bearbeitet werden.
  4. Autovervollständigung beschleunigt Routinetätigkeiten
    Daten von gescannten Belegen werden automatisch übernommen und bestehenden Konten zugewiesen. Bei der doppelten Buchführung entfallen die manuellen Nachträge in Haupt- und Nebenbücher. Eine automatische Rechnungsstellung kann meistens leicht zusätzlich implementiert werden. Durch die Verknüpfung der digitalen Buchhaltung mit dem eigenen Geschäftskonto können regelmäßige Zahlungen wie Miete und Personalkosten einfach verbucht werden. Für Überweisungen können die Daten automatisch übernommen und gleich aus dem System heraus erstellt werden.
  5. Digitale Daten sparen wertvolle Arbeitszeit
    Ihre Belege und Rechnungen werden in intelligenten Formaten digitalisiert. Dies erleichtert Ihnen das mögliche Suchen nach erneut benötigten Belegen. Sie können nach Stichworten, Namen, Summen usw. in Ihrem digitalen Archiv suchen. Sie benötigen nach Jahren einen Beleg? Dann müssen Sie diesen nicht in den Tiefen Ihres Kellers suchen oder aus Umzugskartons fischen. Mögliche Steuerprüfungen werden Ihnen so erheblich erleichtert.
  6. Die digitale Buchhaltung ist überall abrufbar
    Sie können Ihrem Steuerberater den direkten Zugriff auf Ihre Daten ermöglichen. Sie können sich von jedem Ort der Welt ein Bild über die tagesaktuellen Kerndaten Ihres Unternehmens verschaffen. Bei mehreren Standorten eines Unternehmens können diese hinsichtlich der Buchhaltung zusammenarbeiten. Mitarbeitern im Homeoffice ist es möglich, die Daten anzusehen und zu erweitern.

Folgende Punkte sind bei der Einführung und der laufenden Organisation der digitalen Buchhaltung vom Unternehmer oder Freiberufler zu beachten:

Datenschutz in der Finanzbuchhaltung

Der Unternehmer ist für die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften laut DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) verantwortlich. Beauftragen Sie als Unternehmer oder Freiberufler einen Dienstleister oder nutzen Sie für Ihre Buchhaltung ein Online-Tool, haben Sie sicherzustellen, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Greifbar als Verantwortlicher zu qualifizieren ist etwa ein Unternehmen, das mit eigenständiger Buchhaltungsabteilung seine eigene Buchhaltung abwickelt.

Es wird zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter in der DGSVO unterschieden. Entscheidend ist die Weisungsabhängigkeit des Auftragsverarbeitenden (vgl. Art. 4 Buchst. 8 DSGVO). Hieraus ergibt sich die Besonderheit, dass freiberuflich tätig Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer nicht als Auftragsverarbeiter, sondern als selbständig Verantwortliche zu sehen sind („Funktionsübertragung“). Dies gilt somit auch für den Bereich der Finanzbuchhaltung. Sonstige nicht freiberuflich tätig werdende Buchhaltungsdienstleister, Buchführungssoftware und Cloud-Anbieter sind hingegen als Auftragsverarbeiter einzuordnen.

Erstellt ein Unternehmen seine Finanzbuchhaltung eigenverantwortlich oder bereitet sie nur für den Steuerberater vor, gilt es zu beachten: Wird hierbei cloudbasierte Buchführungssoftware zur Übermittlung von entsprechenden Daten an den Steuerberater genutzt, so sind das Unternehmen und der Steuerberater (soweit dieser entsprechende Buchhaltungsdaten verarbeitet) Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne. Der Anbieter der Buchführungssoftware ist dagegen als Auftragsverarbeiter zu qualifizieren.

In der Buchhaltung ist der Datenschutz vor allem bei Kundenadressen, die auf Rechnungen vermerkt werden, zu gewährleisten. Dies erfolgt über die Vereinbarung eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie Ihre Buchhaltung online oder Nutzen Sie Online-Tools zur vorbereitenden Buchhaltung, müssen Sie und ggf. auch Ihr Steuerberater mit dem Tool-Anbieter einen ADV schließen. Weiterhin müssen bei der Online-Buchhaltung die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert werden.

Gesetze und deren Änderungen

Erstellen Sie selbst Ihre Buchhaltung online oder über eine Software, sind Sie für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und die korrekte Umsetzung laut GoBD verantwortlich. Mögliche Fehler oder die Nichtbeachtung von Gesetzesänderungen können zu erheblichen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen führen. Beauftragen Sie hingegen einen Buchhaltungsdienstleister oder Steuerberater, ist dieser für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften in der Finanzbuchhaltung verantwortlich.

Daten aus der Finanzbuchhaltung

Wenn Sie die Buchhaltung online oder über eine Software erstellen, müssen Sie die Daten wie digitale Belege, Konten, Umsatzsteuervoranmeldungen und Abschlüsse sichern und über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hin aufbewahren. Ich empfehle immer die Daten in regelmäßigen Abständen zu sichern. Hierbei sollten Sie Dateiformate wie PDF und CSV wählen. Diese beiden Formate können unabhängig von einer Software oder einem Online-Tool wiedergegeben werden. Sollten Sie einmal eine Software oder ein Online-Tool wechseln, können Sie die Daten auch ohne die alten Anwendungen wiedergeben.

Meldungen und Datenexport zu den Finanzbehörden

Es gibt elektronische Meldungen im Feld der Umsatzsteuer, die per ELSTER-Schnittstelle elektronisch versendet werden müssen. Die Buchhaltung nur mit Stift und Papier zu erstellen, ist heutzutage nicht mehr möglich. Die Buchhaltung ist digital geworden. Zeitgemäße Buchhaltungssoftware oder Online-Tools erstellen die nötigen Meldungen automatisch.

Für die Betriebsprüfung muss der Betriebsprüfer vom Finanzamt einen rechtssicheren Datenexport erhalten. Dieser Datenexport muss nach den Grundsätzen der GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erstellt werden.

100 % digital − Vernichtung der Papierbelege

Endlich alle alten Papierbelege vernichten und neue nicht mehr aufbewahren − dies planen viele Unternehmer und Freiberufler, wenn sie eine digitale Buchhaltung einführen. Nur leider haben sie nicht mit den extremen Hürden, die deutsche Steuerbehörden an diesen Punkt stellen, gerechnet. Die Verfahrensdokumentation ist hier das wichtigste und zugleich auch das Element mit den größten Herausforderungen. Nur eine korrekte Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schützt Unternehmen vor unangenehmen Schätzungen und Steuernachzahlungen im Zuge von Betriebsprüfungen. Um solchen Maßnahmen zu entgehen, müssen alle Prozesse in der Buchhaltung, ob physisch oder digital dokumentiert, nachvollziehbar dargestellt werden, die Mitarbeiter müssen Einweisungen und jährliche Unterweisungen erhalten, die Einhaltung von Vorschriften muss kontrolliert sowie dokumentiert werden. Dies gilt auch für die zum Einsatz kommende Software oder das jeweilige Online-Tool. Mit der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation soll die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Sicherung der digitalen Belege sichergestellt werden. Solch hoher Aufwand, der bezüglich einer korrekten Verfahrensdokumentation entstehen würde, rechtfertigt in den meisten Unternehmen aus meiner Erfahrung nicht das angestrebte Ziel − die papierlose Belegführung. Am Ende nehmen die meisten kleinen Unternehmen und Freiberufler Abstand von der Verfahrensdokumentation. Im Geschäftsalltag werden die Papierbelege trotz hohem Digitalisierungsgrad doch in Ordnern feinsäuberlich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert.

Oft haben Unternehmer und Freiberufler nicht das notwendige Know-how und keine Zeit, um die Buchführung monatlich selbst zu erstellen. Durch Outsourcing der Buchhaltung an einen Dienstleister oder Steuerberater kann sich der Unternehmer sicher sein, dass er keine Gesetzesänderungen oder Meldefristen verpasst. Die Buchhaltung von einem Steuerberater oder Dienstleister erstellen zu lassen, hat viele Vorteile. Es entfallen unter anderem Kosten für geschulte Mitarbeiter sowie zusätzliche Fortbildungs-, Lizenz- und Updatekosten für Buchhaltungssoftware oder Online-Tools.

Buchhaltung Outsourcing – Folgendes gibt es bei der Dienstleisterwahl zu beachten

Digitale Buchhaltung: Die Möglichkeiten für Unternehmer und Freiberufler
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Hat ein Unternehmer oder Freiberufler den oft sinnvollen Entschluss gefasst, seine Finanzbuchhaltung auszulagern, müssen Angebote eingeholt und Leistungen verglichen werden. Da das Outsourcing der Buchhaltung sehr facettenreich ist und jeder Dienstleister und Steuerberater seine Angebote sowie Leistungspakete anders zusammenstellt, zeigt sich, dass eine Fülle von Leistungen und diverse preisliche Unterschiede am Markt existieren. Aus diesem Grund möchte ich Ihnen aus meiner 10-jährigen beruflichen Erfahrung einige wichtige Tipps geben, damit Sie bei Ihrem Angebotsvergleich eine optimale Transparenz herstellen können.

Bevor Sie beginnen ein Angebot einzuholen, müssen Sie erst einmal wichtige Basisdaten Ihres Unternehmens ermitteln. Nur so schaffen Sie eine Grundlage, die für alle Angebote die Ausgangsbasis bildet. In den meisten Fällen werden Sie auch vor Angebotsstellung nach diesen Basisdaten vom Dienstleister oder Steuerberater gefragt. Hierzu sollten Sie Ihre letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre auswerten. Sie müssen folgende Daten ermitteln:

  • durchschnittlicher Jahresumsatz
  • durchschnittlicher Jahresgewinn
  • durchschnittlicher Jahresaufwand
  • Anzahl jährlich zu buchender Kassenbelege (Einnahmen und Ausgaben laut Kassenbuch)
  • Anzahl jährlich zu buchender Kontobuchungen (Einnahmen und Ausgaben laut Geschäftskonto)
  • Anzahl jährlich zu buchender Geschäftsvorfälle (Kassen und Kontobuchungen gesamt)
  • Umsatzsteuermeldepflicht und Zeitraum

Weiterhin sollten Sie angeben, ob Sie mehrere Betriebsstätten haben und ob eine oder mehrere Stellen Belege an den Dienstleister übermittelt. Das Belegmanagement sollte grundsätzlich digital erfolgen. Diesbezüglich sollten Sie sich erkundigen, ob Sie hierfür ein Tool des Dienstleisters (meist kostenpflichtig) nutzen müssen, oder ob Sie ein ggf. bereits verwendetes Tool weiterhin nutzen können. Beim Outsourcing der Buchhaltung werden vom Dienstleister monatlich die Kontobewegungen Ihres Geschäftskontos ausgelesen und verbucht. Um diesen wichtigen Prozess zu ermöglichen, muss Ihre Bank einen elektronischen Zugriff ermöglichen. Dies sollten Sie im Voraus mit Ihrer Hausbank abklären. Eine Auflistung von Online-Tools zum digitalen Belegmanagement finden Sie hier.

Die Finanzbuchhaltung wird überwiegend nach Leistungserbringung monatlich vom Dienstleister oder Steuerberater in Rechnung gestellt. Hinzu kommen im Jahresverlauf Pauschalen für die Nutzung eines Online-Tools zur vorbereitenden Buchhaltung, jährliche Einnahmen- und Überschussrechnung, Bilanz und ggf. für die Umsatzsteuererklärung je Veranlagungszeitraum.

Ein professionelles Dienstleistungspaket beim Outsourcing der Buchhaltung sollte umfassen:

  • monatliche Finanzbuchhaltung
  • Datenübernahme und Kontrolle zum Start der Zusammenarbeit
  • Verarbeitung aller monatlichen Änderungsdaten und Belege
  • Umsetzung gesetzlicher Änderungen
  • Pflege der Stammdaten
  • Laufende Umsatzsteuervoranmeldung
  • Gewinnermittlung/Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR)
  • Buchungsliste mit/ohne Kostenstellen nach SKR03 und SKR04
  • Direktkommunikation mit Finanzämtern
  • umfangreiche Jahresendarbeiten

Folgende Leistungen werden überwiegend optional angeboten/erhöhen somit den Dienstleistungspreis:

  • Erstellung von Bilanzen statt Anlage EÜR beim Steuerberater
  • Prüfung von Bescheiden
  • Einrichtung individueller Kontenrahmen
  • Schnittstellenanbindung zur Lohnbuchhaltung oder Belegmanagement-Systemen
  • Erstellung von Auswertungen/Statistiken
  • IDEA-Schnittstelle/Datenexport für die Lohnsteueraußenprüfung der Finanzbehörden nach einem speziellen Format (GDPDU)
  • Archivierung der Unterlagen aus der laufenden Buchhaltung als Archivlösung
  • Unterstützende Informationsbeschaffung/Vorbereitung von Sachverhaltsentscheidungen im Zuge der Betriebsprüfung
  • Recherchen außerhalb der laufenden Finanzbuchhaltung

Transparente Angebote listen mögliche optionale Dienstleistungen, Einrichtungs- und Erstberatungskosten sowie monatliche Lizenzkosten für Apps/Online-Tools mit Preisangaben auf. Ein Unternehmer oder Freiberufler sollte darauf achten, dass optionale Leistungen nur bei Abruf und nicht pauschal berechnet werden. So bleiben die monatlichen Kosten moderat und Erhöhungen erfolgen nur aufgrund tatsächlichen Bedarfs.

Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen

Die Buchhaltung online erstellen − Funktionen von Online-Tool-Anbietern richtig verstehen
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Das Outsourcing der Buchhaltung an einen Dienstleister oder Steuerberater ermöglicht einem Unternehmer seine Arbeitszeit für umsatzsteigernde Maßnahmen einzusetzen. Viele Unternehmer und Freiberufler bevorzugen alternativ, die Buchhaltung online selbst zu erstellen. In solch einem Fall müssen das Buchhaltungswissen, benötigte Kapazitäten und erforderliche Online-Tools im Unternehmen aufgebaut werden. Trifft ein Unternehmer die Entscheidung, seine Buchhaltung online zu erstellen, muss dieser sich für einen passenden Tool-Anbieter entscheiden. Nur leider gibt es eine große Anzahl von solchen Tool-Anbietern, die sehr unterschiedliche Funktionsumfänge auf dem Gebiet der Online-Buchhaltung anbieten. Um Ihnen einen ersten Überblick zu verschaffen, habe ich hier die ausgereiftesten Anbieter übersichtlich mit ihren Leistungen für Sie zusammengestellt.

Um Angebote und Leistungen der gängigen Anbieter zu vergleichen, muss ein Unternehmer im Voraus beachten, dass sich die Anbieter in zwei Gruppen aufteilen.

Die erste Gruppe ermöglicht:

Die Buchhaltung online vorzubereiten.

In dieser Gruppe bieten die Anbieter ein Online-Tool, welches die vorbereitende Buchhaltung optimiert. Ziel dieser Tools ist, die Datenzusammenstellung und die Datenübergabe an einen Steuerberater oder Dienstleister zu optimieren. Die Hauptfunktionen sind die Rechnungs- und Angebotserstellung, das Mahnwesen, der Abgleich von Kontobewegungen und Belegen, die digitale Belegerfassung und das Bereitstellen von Schnittstellen zum Steuerberater. Mit diesen Tools ist allerdings keine eigene Buchhaltung möglich, es fehlen ihnen nämlich die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen, die gängige Softwareanbieter wie DATEV, Sage oder WISO mit ihrer ausgereiften Buchhaltungssoftware bieten.

Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst
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Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur vorbereitenden Buchhaltung umfasst:

  • Erstellung von Rechnungen und Mahnungen
  • Erstellung von Angeboten
  • Digitale Belegerfassung per App
  • Automatisierte Belegerkennung und Belegdatenerfassung
  • Zahlungsabgleich von Rechnungen und Belegen mit den Buchungen auf dem Geschäftskonto
  • Einnahmenüberschussrechnung
  • Durchführen einer Umsatzsteuervoranmeldung
  • DATEV-Schnittstelle zur Datenübermittlung an den Steuerberater

Die zweite Gruppe ermöglicht:

Die komplette Buchhaltung online selbst zu erstellen.

Die Anbieter dieser Gruppe ermöglichen mit ihren Tools die komplette Buchhaltung − ohne einen Steuerberater − online zu erstellen. Aufgrund des umfangreichen und komplexen Funktionsumfangs müssen für die Tools aus dieser Gruppe meist höhere monatliche Kosten einkalkuliert werden.

Der gängige Funktionsumfang bei Tools zur kompletten Buchhaltung umfasst:

  • Alle Funktionen zur zuvor erläuterten vorbereitenden Finanzbuchhaltung
  • Inventarbuchhaltung mit Abschreibung
  • Online-Banking mit Zahlungsfunktionen
  • Kassenbuch
  • Erstellung von Bilanzen
  • Verwenden von Kontenrahmen (auch individuell)
  • Verschiedene Steuerschlüssel
  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Beide Anbietergruppen bieten cloudbasierte Tools, die per Desktop-PC umfänglich genutzt werden können. Mobile Apps mit dem gleichen Funktionsumfang der jeweiligen Desktopversion werden leider aktuell noch nicht von allen Anbietern geboten. Erst beim zweiten Hinsehen erkennt ein geschultes Auge, dass angebotene Apps oft nicht den gewünschten Funktionsumfang liefern.

Alle Anbieter haben verschiedene Laufzeitmodelle, wobei 1- und 12-Monatsabos die gängige Regel sind. Je länger ein Unternehmer sich an einen Anbieter bindet, umso günstiger werden die monatlichen Nutzungspauschalen. Zu den verschiedenen Laufzeiten kommen unterschiedliche Funktionsumfänge, die als Starter, Pro oder Premiumversionen betitelt werden. Bei den meisten Anbietern können erst ab der Pro- oder Premiumversion die entscheidenden Funktionen genutzt werden, die ermöglichen, die eigene Buchhaltung online vorzubereiten oder zu erstellen. Die Erstversion ist meistens nur eine abgespeckte Lockversion, der die entscheidenden Funktionen oder Umfänge fehlen. In den meisten Fällen sind zusätzliche Nutzerplätze aufpreispflichtig. Wichtig ist darauf zu achten, dass das Hosting Ihrer Daten in Deutschland erfolgt und das Online-Tool nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zertifiziert ist.

Herzlichst, Ihr

Guido Raddatz

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