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Start-Leitfaden für Videokonferenzen & Videocalls im Unternehmen – Teil 1

Start-Leitfaden für Videokonferenzen & Videocalls im Unternehmen – Teil 1

Videokonferenzen & Videocalls im Unternehmen

Videokonferenzen sind längere virtuelle Meetings mit meistens mehreren Teilnehmern. Bei Videocalls handelt es sich in der Regel um Gespräche zwischen zwei, aber auch mehreren Personen. Bei beiden Echtzeitkommunikationsarten nutzen die Teilnehmer Video- und Audiotechnologie, um miteinander zu sprechen und zusammenarbeiten. Sie werden abgehalten, um sich mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern ortsunabhängig auszutauschen. Die zunehmende Popularität von Videokonferenzen lässt sich auf mehrere Faktoren zurückführen, darunter der zunehmende Bedarf an Remote-Arbeit aufgrund der COVID-19-Pandemie, Fortschritte in der Technologie und Internetkonnektivität sowie ein wachsendes Bewusstsein für die Vorteile der Remote-Zusammenarbeit. Weitere Trends sind die zunehmende Nutzung mobiler Geräte, das Aufkommen hybrider Arbeitsmodelle und ein wachsender Fokus auf Nachhaltigkeit und die Reduzierung reise bezogener Kosten. Diese Faktoren haben alle zur zunehmenden Beliebtheit von Videokonferenzen und Videocalls als bequeme, flexible und kostengünstige Möglichkeit beigetragen, Geschäfte zu führen und produktive Beziehungen zu Kollegen, Kunden und Partnern aufrechtzuerhalten.

Dieser Leitfaden ist in drei Teile gegliedert. In diesem ersten Teil gehe ich auf das Setup und die Vorbereitung von Videomeetings sowie Videocalls ein. Im zweiten Teil gebe ich Ihnen Tipps zur Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems und Tool-Empfehlungen aus meiner eigenen Praxiserfahrung.  Im dritten Teil des Leitfadens gehe ich zusätzlich noch umfangreich auf den Aufbau von Meetings ein und gebe Ihnen Empfehlungen für deren Durchführung. Beginnen wir, damit was Sie bei der Vorbereitung beachten sollten.

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10 Punkte zur Vorbereitung für den Start von Videomeetings und Videocalls im Unternehmen

Folgende Punkte tragen erheblich zum Erfolg Ihrer Videokonferenz oder Ihres Videocalls bei. Ich möchte Ihnen kompakte Tipps für den Einsatz der Hardware, persönliche und räumliche Voraussetzungen hiermit geben.

Testen Sie Ihre Ausrüstung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Webcam, Mikrofon und Lautsprecher ordnungsgemäß funktionieren.

Wählen Sie einen geeigneten Hintergrund: Stellen Sie sicher, dass der Hintergrund hinter Ihnen aufgeräumt und professionell aussieht. So reduzieren Sie Ablenkungen bei Ihrem Meetingpartner.

Kleiden Sie sich angemessen: Kleiden Sie sich so, als würden Sie an einem persönlichen Treffen teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie gut gepflegt, angemessen gekleidet sind und eine gute Körperhaltung haben. So erzielen Sie ein professionelles Image.

Gute Beleuchtung: Stellen Sie sicher, dass der Raum gut beleuchtet und die Beleuchtung nicht zu grell ist. Achten Sie darauf, dass Ihr Gesicht gut beleuchtet und gut sichtbar von der Kamera erfasst wird.

Ruhige Umgebung: Finden Sie einen ruhigen Ort, an dem Sie am Meeting teilnehmen können, frei von Unterbrechungen und Hintergrundgeräuschen.

Richten Sie Ihr Gerät ein: Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät auf Augenhöhe platziert und so positioniert ist, dass Sie gut gesehen werden können.

Mikrofon stumm schalten: Denken Sie daran, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen.

Seien Sie pünktlich: Kommen Sie einige Minuten früher zum Meeting, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich beginnen können.

Seien Sie präsent: Achten Sie darauf, Ihre volle Aufmerksamkeit auf das Meeting zu richten und vermeiden Sie Multitasking.

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Hardware Tipps für Einsteiger von Videomeetings & Videocalls

Für Videokonferenzen werden die folgenden Hardwarekomponenten für einen guten Start empfohlen:

  • Ein Computer oder Laptop mit integrierter oder angeschlossener externer Webcam
  • Ein Headset mit einem Mikrofon für die Audioeingabe und –ausgabe. Verwenden Sie Kopfhörer, um die Audioqualität des Meetings zu verbessern und Hintergrundgeräusche zu minimieren.
  • Eine zuverlässige Internetverbindung mit einer Upload- und Download-Geschwindigkeit von mindestens 1 Mbit/s. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine starke und stabile Verbindung verfügen. So vermeiden Sie Video- oder Audioverzögerungen.

Beachten Sie, dass die tatsächlichen Anforderungen je nach Videokonferenzsoftware und Anzahl der Teilnehmer des Anrufs variieren können. Ein fortgeschrittenes Setup kann eine separate Kamera, Beleuchtung und Tonausrüstung für ein professionelles Aussehen und eine professionelle Tonqualität umfassen.

Haben Sie einen Backup-Plan? Stellen Sie sicher, dass Sie für den Fall technischer Schwierigkeiten ein Backup-Videokonferenz-Tool oder ein Backup-Gerät einsetzen können.

Folgende Voraussetzungen sind bei Smartphones und Tablets für das Abhalten von Videokonferenzen zu beachten:

Für Videomeetings und Videocalls per Smartphone oder Tablet braucht ein Einsteiger nur das jeweilige mobile Endgerät und eine stabile Internetverbindung. Ein Smartphone oder Tablet sind mobile Devices für den Einsatz unterwegs oder wenn es aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, einen stationären PC zu nutzen.

Die Anforderungen an Smartphones und Tablets sind:

  • Eine Frontkamera mit einer Mindestauflösung von 720p
  • Ein Mikrofon
  • Ein Lautsprecher oder Headset (optimal über Bluetooth)
  • Ein schneller Prozessor
  • Eine langanhaltende Stromquelle oder ein vollständig aufgeladener Akku
  • Eine feste Halterung, um das Smartphone stabil auszurichten
  • Installation einer kompatiblen Videokonferenz-App (z. B. Zoom, Google Meet, WhatsApp …)

Ich hoffe, Sie haben nun einen guten Eindruck erhalten, welche Punkte Sie bei der Vorbereitung für den Start von Videomeetings und Videocalls beachten sollten. Im 2. Teil dieses Leitfadens gehe ich auf die richtige Auswahl eines Videokonferenzsystems / Onlinetools ausgiebig ein und gebe Ihnen drei Empfehlungen an die Hand.

Hier finden Sie die anderen Beiträge aus der Serie über Videokonferenzen:

Teil 2 – Die richtige Auswahl eines Videokonferenzsystems / Onlinetools

Teil 3 – So halten Sie gekonnt Videokonferenzen & Videocalls ab

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