01633969745
kontakt@dima1.de

Die digitale Personalakte wird zum unverzichtbaren Bestandteil für Arbeitgeber

Die digitale Personalakte wird zum unverzichtbaren Bestandteil für Arbeitgeber

Vorteile der digitalen Personalakte für den Arbeitgeber

Die digitale Personalakte ist seit 01.01.2023 für Unternehmen verpflichtend. Auch wenn der Umstellungsaufwand zunächst beachtlich ist, bringt die digitale Personalakte Unternehmen einige Vorteile und Erleichterungen. So lassen sich damit auf Dauer erhebliche Kosten und platzraubende Ordner einsparen. Gleichzeitig wird der Workflow in der HR-Abteilung effizienter, dies führt wiederum zu einer erfreulichen Arbeitszeitersparnis. Wie die Umstellung erfolgreich gelingt, verrät Ihnen dieser Artikel.

Digital Map:

Gründe für den Einsatz einer digitalen Personalakte
Wie ist eine digitale Personalaktie aufgebaut?
Vorteile der digitalen Personalakte für den Arbeitgeber
Die Integration von Lohnabrechnungsdaten
Wie wird die elektronische Personalakte umgesetzt?
Drei Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte
Welche rechtlichen Aspekte muss man beachten?
Mein Fazit

Gründe für den Einsatz einer digitalen Personalakte

Seit Jahren geht der Trend hin zur elektronischen Personalakte. 2023 wird sich das noch verstärken. Mit der nun verpflichtenden Einführung der euBP (elektronisch unterstützten Betriebsprüfung) wird auch die elektronische Personalakte für alle Arbeitgeber in Deutschland zum unumgänglichen Bestandteil der digitalen Büroorganisation. Diese Änderung wurde bereits zum 01.01.2022 eingeführt. Jedoch galt das Jahr 2022 als Übergangszeit, in der bei Verstößen noch keine Strafen von den Finanzämtern erhoben wurden. Ab 01.01.2023 muss die elektronische Personalakte in der Personalabteilung umgesetzt werden. Arbeitgeber haben allerdings noch die Möglichkeit, sich per Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung bis 31.12.2026 von dieser Herausforderung befreien zu lassen.

Durch die digitale Personalakte lässt sich der Workflow in der Personalabteilung effizienter gestalten. Die Arbeitsabläufe können automatisiert werden und lassen sich dadurch schneller erledigen. Unternehmen sparen nach der Implementierung auf Dauer, Geld und Zeit. Die Erstellung der Papierakten, aber auch die Suche darin gestaltet sich in der Regel sehr zeitaufwändig.

Ein weiterer attraktiver Aspekt ist die Platzersparnis, die mit der digitalen Personalakte einhergeht. Bislang gab es Aktenschränke, in denen Tonnen von Papier in Form von Personalakten lagerten. Manchmal gingen Personalakten auch verloren, weil sie falsch abgeheftet oder schlicht nicht mehr auffindbar waren. Nun können sämtliche Personaldokumente digital gespeichert und verwaltet werden. Das nicht mehr benötigte Papier kann entsorgt werden.

Durch die elektronische Personalakte können zahlreiche Routineaufgaben automatisiert werden. Die Mitarbeiter können die Zeit, die sie dadurch einsparen, wieder wertschöpfenden Aufgaben widmen.

Wie ist eine digitale Personalaktie aufgebaut?
© Adobe-Stock-ribkhan

Wie ist eine digitale Personalaktie aufgebaut?

In die digitale Personalakte gehören die gleichen Dokumente wie in die Papierakte. Das sind sämtliche Daten, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind und den Mitarbeiter persönlich betreffen. Meist finden sich hier die Bewerbungsunterlagen (inklusive Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen), der Arbeitsvertrag, eventuell eine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis und ein Führungszeugnis, aber auch (falls vorhanden) Abmahnungen und schließlich das Kündigungsschreiben und das Arbeitszeugnis.

Was die Struktur betrifft, so gibt es vermutlich Informationen, die bereits digital vorhanden sind und aus anderen IT-Systemen importiert werden können. Werden die Personalakten auf digital umgestellt, so müssen sämtliche Informationen, die bislang nur in Papierform vorhanden waren, eingescannt werden. Sie werden zudem für den elektronischen Gebrauch optimiert. Das ist der Teil der Umstellung, der die meiste Zeit in Anspruch nimmt: Sämtliche handschriftliche Notizen, die einen Mitarbeiter betreffen, müssen eingescannt werden.

Bei der Digitalisierung werden Texte beispielsweise durch eine Texterkennung durchsuchbar gemacht oder Bilder mit Schlagworten versehen. Dieser Prozess ist wichtig, damit das elektronische Archiv schnell und zielsicher durchsucht werden kann. Diese Aufgaben können von der Personalabteilung selbst erledigt oder an einen externen Anbieter ausgelagert werden. Je nach Mitarbeiterkapazität, Umfang der Dokumente und Unternehmensgröße kann sich der Prozess auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Es gibt so viele digitale Personalakten wie Mitarbeiter in einem Unternehmen.

Die fertige digitale Personalakte wird automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem abgelegt (DMS), wo sie zentral verwaltet wird.

Vorteile der digitalen Personalakte für den Arbeitgeber

Auf digitale Personalakten kann von jedem Ort mit Internetverbindung aus zugegriffen werden, sodass Unternehmer und HR-Mitarbeiter bei Bedarf schnell Informationen abrufen können.

Digitale Dateien können einfach sortiert, durchsucht und indiziert werden, was das Auffinden bestimmter Informationen erleichtert. Personaler können sie elektronisch aktualisieren und teilen, was im Vergleich zu manuellen Prozessen Zeit und Aufwand spart.

Die digitale Personalakte erspart dem Arbeitgeber viel Papierkram. Weder müssen Fluten an Papier aufbewahrt, noch bei Bedarf gesichtet werden. Alles ist übersichtlich mit wenigen Klicks in der Software oder einem Online-Tool abrufbar.

Dank der Verschlüsselung sind sämtliche Daten ideal geschützt und datenschutzkonform gespeichert. Weitere Sicherungsmaßnahmen sind nicht notwendig.

Mit einem rollenbasierten Berechtigungskonzept lässt sich der Zugriff auf die digitalen Akten regeln. Es kann genau bestimmt werden, wer worauf Zugriff erhält, wer etwas hochladen oder löschen darf.

Die Integration von Lohnabrechnungsdaten

Sehr sinnvoll ist eine Schnittstelle zwischen Lohnabrechnung und elektronischer Personalakte. Hier ist aber immer das Lohnabrechnungsprogramm das führende System. Die Lohnabrechnung wird erstellt und dann werden die Daten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meldebescheinigung zur Sozialversicherung, Lohnsteuerbescheinigungen etc. nach der monatlichen Abrechnung in die elektronische Personalakte jedes Mitarbeiters übernommen. In solch einem Fall erfolgt die Übernahme von Lohnabrechnungsdaten, den sogenannten Lohnabrechnungsunterlagen. Änderungen von Stammdaten wie beispielsweise Name des Mitarbeiters oder Gehaltsänderungen müssen überwiegend in beiden Systemen jeweils gepflegt werden. In der Lohnabrechnungssoftware wird die Abrechnung erstellt und das Endresultat an die elektronische Personalakte übergeben.

Viele Unternehmen nutzen heutzutage bereits eine digitale Entgeltakte. Diese wird von Lohnabrechnungs-Dienstleistern und Steuerberatern für den digitalen Versand der Lohnunterlagen an die Mitarbeiter bereitgestellt. Mitarbeiter erhalten durch sie einen einfachen Zugriff auf ihre Lohnunterlagen. Es entfällt der Postversand, das Handling der Unterlagen wird vereinfacht und Kosten – etwa für den Versand – gespart. Die digitale Entgeltakte kann als kleiner Bruder der digitalen Personalakte angesehen werden. Er beinhaltet nur Lohnabrechnungsdaten.

Die elektronischen Entgeltunterlagen erleichtern die elektronische Betriebsprüfung und sind auch gleichzeitig verpflichtend für diese. Konkret sind folgende Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

  • Anträge von Minijobbern für die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über ihre anderen kurzfristigen Beschäftigungen
  • Bescheide der Krankenkassen bezüglich der Feststellung der Versicherungspflicht
  • Nachweis der Elterneigenschaft
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren nicht als Arbeitsentgelt gesehen werden.

Wie wird die elektronische Personalakte umgesetzt?

Um die digitale Büroorganisation bei Personalakten zu gewährleisten, empfiehlt es sich, eine spezielle Software oder ein geeignetes Online-Tool einzuführen. Diese sollten sämtliche Personaldaten organisieren und an einem zentralen Ort verfügbar machen. Eine Option ist hier beispielsweise die Software von Haufe.

Weitere empfehlenswerte Software-Tools sind die HR-Software-Lösungen von Sage oder von Personio. Die Lösung von Personio basiert auf Datev.

Im Auswahlprozess sollte mit den jeweiligen Anbietern mögliche Schnittstellen zur Lohnabrechnung besprochen werden. Im Idealfall deckt die Software nicht nur die Personalakte ab, sondern auch weitere Prozesse der HR-Abteilung. Wie beispielsweise Urlaubsanträge oder das Recruitment.

Zu Beginn sollte ein zentraler Ansprechpartner in Form eines Projektmanagers bestimmt werden. Dieser kümmert sich um die Kommunikation mit dem Dienstleister, erstellt einen Projektplan und begleitet die Einführung der Software abteilungsübergreifend im Unternehmen. Er überwacht die Digitalisierung der Papierakten und verwaltet die interne Kommunikation. In einem großen Unternehmen kann es auch mehrere Projektverantwortliche geben.

Recht bald sollten auch die Berechtigungen vergeben werden. In Hinblick auf den Datenschutz ist es sehr wichtig, dass nur wenige Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakten haben. In der Regel lassen sich die Berechtigungen über die Software abwickeln.

Jetzt geht es an die Digitalisierung der alten Akten. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, wird das neue System eingeführt. Das Personal muss im Umgang mit der neuen Software geschult werden. So wird ein reibungsloser Übergang vom alten zum neuen System gewährleistet.

Drei Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte erspart zwar die bislang übliche Papierflut, befreit aber nicht vollständig davon. Es gibt weiterhin gesetzliche Vorschriften, gemäß derer bestimmte Unterlagen auch im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören etwa Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben und Darlehensverträge.

Gibt es kein ausreichendes Know-how zur Digitalisierung im Unternehmen, ist es sinnvoller, einen externen Digitalisierungsexperten mit der Umstellung der Personalakte zu beauftragen. Das entlastet die Mitarbeiter und das Unternehmen kann sicher sein, dass der Prozess rechtskonform abläuft.

Arbeitgeber sind verpflichtet, auf die Zugriffsrechte bezüglich der digitalen Personalakte zu achten: Keinesfalls dürfen unberechtigte Person auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Daher sollten die Zugriffsrechte von Anfang an sorgfältig nach der vorherrschenden Hierarchie organisiert werden.

Welche rechtlichen Aspekte muss man beachten?
© Adobe-Stock-zenzen

Welche rechtlichen Aspekte muss man beachten?

Eine Personalakte enthält stets vertrauliche Daten, die keinesfalls in die Hände Unbefugter geraten dürfen – egal, ob die Akte in Papierform oder digital geführt wird. Es ist daher erforderlich, dass die digitale Personalakte ausreichend gegen den Zugriff Unbefugter geschützt ist. Mitarbeiter, die auf die Personalakten Zugriff haben, müssen für die komplexen Aspekte des Datenschutzes sensibilisiert sein.

Die Software oder das bevorzugte Online-Tool, welches für die elektronische Personalakte verwendet wird, muss ebenfalls sämtlichen Datenschutzanforderungen genügen. Sie müssen Techniken für die sichere Datenübertragung enthalten. Verschiedene Nutzerrollen und Zugriffsprotokolle gewährleisten außerdem die Datensicherheit.

In Deutschland regeln die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) den Umgang mit den elektronischen Daten. Gemäß den Grundsätzen müssen die Daten vollständig, richtig und unverändert sein. Zudem müssen sie derart gespeichert werden, dass es möglich ist, sie zu lesen und maschinell auszuwerten. Jegliche Änderungen müssen protokolliert werden. Ferner müssen die Daten vor Verlust und unbefugten Zugriffen geschützt werden. Ebenso müssen die DSGVO-Vorgaben Berücksichtigung finden.

Sie benötigen professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten? Gerne unterstütze ich Sie als Digitalisierungsexperte dabei!

Mein Fazit

Die Umstellung der Personalakte von der Papierform auf das digitale Format ist mit viel Arbeit und Zeit verbunden. Auch entstehen Kosten für die Software und gegebenenfalls für einen externen Dienstleister, der den Prozess für das Unternehmen abwickelt. Das Gute daran: Einmal umgestellt bringt die digitale Personalakte einige Vorteile mit sich, für die sich der Aufwand lohnt.

Durch die digitale Personalakte können Sachmittelkosten und Archivraum eingespart werden. Sie bietet mehr Transparenz und Mitarbeiter können unabhängig von Ort und Zeit selbstständig Einblick in ihre Akte erhalten. Die Personalabteilung wird entlastet durch automatisierte Abläufe und eine zentrale Datenverwaltung. Bericht- und Recherchemethoden sind effizienter als bislang und sparen den Mitarbeitern viel Zeit ein.

Wichtig bei der Umstellung auf die elektronische Personalakte ist die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, besonders was den Datenschutz betrifft. Eine professionelle Anwendung bietet aber in der Regel gute Lösungsansätze, sodass sich das Unternehmen in einem rechtlich sicheren Rahmen bewegt.

Ihre Meinung ist uns wichtig! Bewerten Sie hier:
No votes yet.
Please wait...

 

>