Unternehmen haben heute verschiedene Möglichkeiten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an ihre Mitarbeiter zu übermitteln. Neben der klassischen Zustellung per Post gewinnt der digitale Versand zunehmend an Bedeutung. Der Trend zur Digitalisierung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch die strikte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Gesetzliche Grundlagen und rechtliche Rahmenbedingungen
Einhaltung der DSGVO und des BDSG
Bei der digitalen Übermittlung von personenbezogenen Daten wie Gehaltsabrechnungen sind Unternehmen verpflichtet, diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellen die gesetzlichen Rahmenbedingungen dar und verlangen einen besonders sorgfältigen Umgang mit sensiblen Informationen.
Vorgaben nach Gewerbeordnung (§ 108 GewO)
Nach der Gewerbeordnung müssen Gehaltsabrechnungen:
- in Textform erfolgen,
- mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
Im Allgemeinen sollten sich Abrechnungen drucken und archivieren lassen. Auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers kann es erforderlich sein, diese in Papierform bereitzustellen.
Arbeitsvertragliche Vereinbarungen
Wenn im Arbeitsvertrag festgelegt ist, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform ausgehändigt werden, ist die Zustimmung des Mitarbeiters für eine Umstellung auf digitale Verfahren notwendig. Ohne diese Zustimmung bleibt der Arbeitgeber an die vertragliche Regelung gebunden.
Bereitstellungsfristen
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss spätestens am 15. oder am letzten Tag des Monats bereitgestellt werden. Eine Verzögerung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Die Empfänger der Lohnabrechnung
Arbeitgeber
Erfolgt die Lohnbuchhaltung nicht im eigenen Haus, erhält ein Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Regel vom Steuerberater oder Lohn-Dienstleister. Beim digitalen Versand entfallen logistische Arbeiten, wodurch Prozesse effizienter werden.
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung wird der Druck eines kompletten physischen Pakets vom Lohn-Dienstleister oft nur noch als kostenpflichtige Sonderleistung angeboten. Hierbei werden alle Unterlagen gedruckt, verschweißt, dann an den in der Lieferanschrift genannten Empfänger verschickt und von der Post persönlich übergeben.
Arbeitnehmer
Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf eine monatliche Abrechnung, die entweder digital oder in Papierform übergeben werden kann.
Der Gesetzestext hierzu lautet: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.” Das bedeutet für Unternehmer, dass sie die Lohnabrechnung auch online bereitstellen können.
Der Umfang und die Arten der Lohnunterlagen
Mit der Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entstehen eine Vielzahl von benötigten Unterlagen sowie entsprechenden Kopien. Hierbei handelt es sich unter anderem um:
- Unterlagen für den Arbeitgeber
Hierzu gehören: Die Lohabrechnung bei analoger Ausgabe an die Mitarbeiter verschlossen im Brief, Kopien der Lohnabrechnungen für die eigenen Unterlagen und weitere Abrechnungsunterlagen. Zu den Abrechnungsunterlagen zählen unter anderem das Lohnjournal, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteuermeldungen, Buchungslisten für die Finanzbuchhaltung, mögliche Anträge auf Entgelterstattung usw. - Unterlagen für den Arbeitnehmer
Die Lohnunterlagen des Mitarbeiters umfassen die monatliche Abrechnung im Original, Meldungen zur Sozialversicherung und am Jahresende die Einkommensbescheinigung.
5 Methoden der Zustellung von Lohnabrechnungen an die Mitarbeiter
Viele Wege führen die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu ihrem Empfänger. Heutzutage hat sich der klare Trend der digitalen Übermittlung ausgebildet. Folgende Methoden sind in Unternehemen anzutreffen:
- Die persönliche Übergabe
Die Unterlagen müssen zuerst gedruckt und kuvertiert werden. Anschließend wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem zuständigen Mitarbeiter persönlich übergeben oder per Hauspost ausgeteilt. Allerdings ist diese Variante datenschutztechnisch bedenklich. Auf dem Schreibtisch der Mitarbeiter oder im Postfach des Unternehmens gerät die Gehaltsabrechnung auch mal schnell in unbefugte Hände. - Der Versand per Post
Viele Unternehmen setzen noch immer auf diese altbewährte Methode: Die Angestellten erhalten ihre Gehaltsabrechnungen per Post. Für die persönliche und vertrauliche Zustellung der Unterlagen sorgt das Postgeheimnis. Datenschutztechnisch ist der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der Post nicht immer der sicherste Weg. Problematisch wird es, wenn es zu Problemen bei der Zustellung kommt und die sensiblen Unterlagen einen falschen Empfänger/in erreichen.
Für Arbeitgeber fallen beim Postversand monatlich hohe Kosten für Briefe an: drucken, kuvertieren, ggf. frankieren – all das kostet Geld und Zeit. - Der Versand per Mail
Es klingt nach der einfachsten Methode: Mit nur einem Mausklick bekommt Ihr Mitarbeiter seine Lohn- und Gehaltsabrechnung als Anhang per E-Mail. Einfach ist aber nicht gleich sicher.
Da die Lohnabrechnung sensible Daten, wie Religionszugehörigkeit, die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers enthalten, muss hier besonders sichergestellt werden, dass nicht berechtigte Personen keinen Zugriff auf diese Daten bekommen. Hieraus ergibt sich, dass E-Mails mit Lohnunterlagen verschlüsselt versandt werden müssen. Es kann sowohl die Firmen- als auch die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters für die Zustellung der Unterlagen genutzt werden. Dabei sollte eine End-to-End-Verschlüsselung vom Rechner des Versenders bis zum Rechner des Empfängers Anwendung finden, um eine größtmögliche Integrität gewährleisten zu können. Aufgrund der möglicherweise entstehenden Haftungsrisiken gibt es für den Arbeitgeber keine Alternative zur Verschlüsselung.
Idealerweise sollten die Dokumente zusätzlich mit einem sicheren Passwort versehen werden, so wird das Öffnen nur einem berechtigten Personenkreis erlaubt. In diesem Fall könnte z. B. jedem Arbeitnehmer bei seiner Einstellung bzw. bei der Einführung des digitalen Verfahrens ein Passwort mitgeteilt werden, das nur der jeweilige Mitarbeiter und die zuständige Stelle kennt. - Das firmeneigene Intranet
Eine weitere Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Gehaltsabrechnungen zukommen zu lassen, ist über das Intranet Ihres Unternehmens. Auch hier muss der Abruf und die Aufbewahrung der Lohndaten verschlüsselt erfolgen. Es darf hier nur der berechtigte Empfänger die Dokumente abrufen. Der Datenschutz ist zwingend von den Verantwortlichen einzuhalten.
Das Intranet eines Unternehmens ist durch ein zweistufiges Berechtigungssystem sehr sicher. Wichtig ist bei der Bereitstellung darauf zu achten, dass sich der Drucker idealerweise direkt am Arbeitsplatz befindet oder mit einer PIN-Funktion versehen ist. Zugriffsrechte bzw. -beschränkungen müssen im Vorwege festgelegt werden. So wird gewährleistet, dass nur Personen Zugriff auf die für die Lohnabrechnung relevanten Daten bekommen, welche diese für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen. - Das Mitarbeiterportal
Die Erstellung und der Versand von Lohndaten über ein externes Online-Tool erfreuen sich bei Unternehmen steigender Beliebtheit. Sage, Datev, Lexoffice, … die Auswahl an Anbietern von Online-Lohnbuchhaltung wird immer größer. Es gilt hier vor allem, vertraglich genau hinzusehen. Ein Vergleich lohnt sich meistens immer. Ihr Mitarbeiter erhält über einen individuellen Web-Bereich eines mit der Lohnabrechnung beauftragten Dienstleisters oder Steuerberaters Zugriff auf seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Auch hier muss der Abruf der Unterlagen verschlüsselt erfolgen. Wie zuvor, darf bei dieser Methode nur der berechtigte Empfänger die Dokumente abrufen. Es gilt, den Datenschutz wieder mal unbedingt einzuhalten.
Ein zweistufiges Berechtigungssystem macht dies möglich:
a. der Mitarbeiter autorisiert sich zum Beginn im Portal des Dienstleisters
b. mit seinen individuellen Benutzerdaten greift der Mitarbeiter monatlich auf seine Abrechnung zu
Achtung Datenschutz: Was beim elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen wirklich wichtig ist
Um den Datenschutz bei den Gehaltsabrechnungen zu wahren, sind vier Punkte entscheidend:
- Das Format der Lohnabrechnung: Die Unterlagen sollten digital signiert und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein. Aus diesen Gründen empfiehlt sich das PDF-Format. Die Lohnunterlagen als PDF sind schnell erstellt und lassen sich leicht ausdrucken. Damit nur berechtigte Mitarbeiter auf die Lohnunterlagen zugreifen, sind passwortverschlüsselte PDF-Unterlagen ratsam. Das PDF-Format erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit leider nur bedingt. Es gibt durchaus Instrumente, die eine nachträgliche Bearbeitung ermöglichen. Für die Erstellung der Lohnabrechnung gut geeignet ist ein nicht veränderbares Unterformat wie PDF/A.
- Der Schutz bei der Zustellung: Eine E-Mail mit personenbezogenen Daten ist auf dem Versandweg vor neugierigen Blicken Dritter zwingend zu schützen. Hierfür müssen die Mailserver des Empfängers und des Absenders über eine Transportverschlüsselung und zusätzlich eine End-to-End-Verschlüsselung verfügen. Minimale Sicherheit entsteht, wenn Dateien vor dem Versand gezippt werden. Es spielt keine Rolle, ob der Versand an die geschäftliche oder private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters erfolgt. Auf dem Markt sind verschiedene Verschlüsselungssysteme kostenpflichtig, aber auch kostenlos erhältlich.
- Die Zustimmung des Arbeitnehmers: Unternehmen müssen unbedingt die schriftliche Einverständniserklärung ihrer Mitarbeiter einholen, bevor sie Gehaltsabrechnungen über E-Mail versenden oder per anderen digitalen Methoden bereitstellen. Jegliche Benachrichtigung per E-Mail, die den Mitarbeiter beispielsweise über eine neue Abrechnung informiert, benötigt seine Zustimmung.
- Einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung: Bei der Nutzung externer Dienstleister ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (ADV) gemäß Art. 28 DSGVO notwendig. Dieser regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten und gewährleistet deren Schutz.
Moderne Entwicklungen und Trends
Die Zukunft ist digital. Papierabrechnungen befinden sich seit Jahren auf dem Rückzug. In Zukunft gewinnen folgende Entwicklungen mehr und mehr an Bedeutung:
- Elektronische Mitarbeiterpostfächer
Unternehmen bieten zunehmend zentralisierte Portale an, die Mitarbeitern einen sicheren Zugriff auf Gehaltsdokumente und weitere personalrelevante Unterlagen ermöglichen. - Automatisierte Prozesse
Die Integration von Lohnabrechnungstools in HR-Systeme ermöglicht automatisierte Abläufe, z. B. Erinnerungen an Mitarbeiter bei neuen Abrechnungen. - Cloud-Lösungen
Cloud-basierte Lohnsoftware wie Datev, Lexware oder Personio kombiniert Flexibilität mit Sicherheit. ISO-Zertifikate (z. B. ISO 27001) gewährleisten den Schutz sensibler Daten. - Mobile Apps
Einige Anbieter ermöglichen den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen über mobile Apps. Dies bietet Mitarbeitern maximale Flexibilität, erfordert jedoch zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Fazit: Chancen und Herausforderungen
Der digitale Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein zentraler Bestandteil der modernen Lohnbuchhaltung. Er bietet Effizienzgewinne, reduziert Kosten und unterstützt Nachhaltigkeitsziele. Gleichzeitig ist der Schutz sensibler Daten eine Herausforderung, die Unternehmen mit durchdachten Lösungen und klaren Prozessen begegnen müssen. Die Wahl der richtigen Methode und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind essenziell, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren und Risiken zu minimieren.