8 Tipps zur digitalen Optimierung der Lohnbuchhaltung

Mit diesen 8 Tipps spart Ihr wertvolle Arbeitszeit ein und gestaltet effizienter Eure Lohnbuchhaltungsprozesse. Setzt diese gerne um.

1. Startet eine Zusammenarbeit mit einem Dienstleister / Steuerberater: Moderne Dienstleister halten einen hohen Digitalisierungsgrad bereit, Ihr profitiert von deren Fachkenntnissen und nutzt eine erprobte digitale Infrastruktur für Eure Lohnabrechnung. So stellt Ihr sicher, dass gesetzliche Änderungen korrekt umgesetzt werden. Gleichfalls entlastet Ihr Eure Ressourcen. Hier kommt Ihr zu einer Aufstellung bundesweit tätiger Dienstleister.
2. Verwendet standardisierte Vorlagen: Nutzt standardisierte Vorlagen oder digitale Tools für die Mitarbeiterdatenerfassung. So reduziert Ihr den Zeitaufwand bei der An- sowie Abmeldung von Mitarbeitern und für die monatliche Änderungsdatenübergabe.
3. Richtet ein Mitarbeiterportal ein: Implementiert ein Mitarbeiterportal, über das Angestellte ihre Abrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und persönliche Daten aktualisieren können. Solch ein Portal wird von diversen Dienstleistern als Service mit angeboten und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
4. Einführung eines Zeiterfassungssystems: Ein Tool wie eine flexible App zur automatischen Zeiterfassung reduziert den Aufwand für die Erfassung und Überprüfung von Arbeitszeiten. Eine Liste von Zeiterfassungssystemen findet Ihr hier.
5. Digitalisiert alle Mitarbeiterdaten: Verwaltet alle relevanten Mitarbeiterdaten (z.B. Steuerinformationen, Sozialversicherungsnummern) digital und aktuell, um den Zugriff und die Bearbeitung zu erleichtern.
6. Richtet eine zentrale Anlaufstelle für Fragen ein: Eine zentrale Anlaufstelle (z.B. eine spezielle E-Mail-Adresse) für Mitarbeiterfragen hilft Euch, den Kommunikationsfluss in Euren Unternehmen zu optimieren.
7. Nutzt ggf. ausgereifte Lohnabrechnungstools mit digitalen Bausteinen: Wenn Ihr nicht mit einem externen Dienstleister zusammenarbeitet, nutzt moderne Softwarelösungen. Diese automatisieren viele Schritte der Lohnabrechnung und minimieren menschliche Fehler.
8. Richtet eine Schnittstelle zwischen Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystem ein: Dies reduziert den Aufwand der manuellen Datenübertragung und verbessert die Datenkonsistenz. Gleiches gilt natürlich für die Zeiterfassung.
   

Überprüft und aktualisiert regelmäßig Eure Lohnabrechnungsprozesse und -systeme, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen und effizient bleiben. Hierbei unterstützt Euch meine 60 Tage Digital-FIT-Challenge!

Seid Ihr bisher nicht dabei? Dann könnt Ihr hier Eure Teilnahme an der 60 Tage Digital-FIT-Challenge sichern. Achtung, begrenzte Teilnehmeranzahl.