Workflow-Anleitung für die digitale Buchhaltung

By Guido Raddatz | BackOffice

Jun 27
Das digitale Rechnungs- und Belegmanagement wird in der modernen Buchhaltung immer wichtiger.

Belege effektiv für den Steuerberater zusammenstellen.

„So bucht man heute“
Heutzutage werden Belege für den Steuerberater nicht mehr gesammelt, ausgedruckt, sortiert, eingetütet und zur Post gebracht – das moderne Belegmanagement ist digital. In der digitalen Buchhaltung werden die Rechnungen und Quittungen gescannt oder gleich digital erstellt, gespeichert und in digitaler Form für die Buchführung beim Steuerberater bereitgestellt. Die altmodische Papierform, das Manuelle zusammenstellen und verarbeiten, hat ausgedient.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung sind:

  • Belege sind stets für den Unternehmer und Steuerberater „griffbereit“.
  • Die Texterkennung (OCR) ermöglicht die Durchsuchbarkeit und hilft bei der Buchhaltung.
  • Neue Belege können direkt hochgeladen werden, es entfällt das Sammeln und Versenden an den Steuerberater per Post.
  • Durch die zuvor genannten Vorteile entsteht eine große Zeitersparnis.

Buchhaltungsbelege digital für den Steuerberater bereitstellen – so geht’s!

Damit der digitale Buchhaltungsprozess möglichst reibungslos verläuft, sollten Sie
Folgendes beachten:


Vollständigkeit – Versuchen Sie stets, die Belege eines Monats oder eines Quartals vollständig zur Verfügung zu stellen. Das vermeidet den eigentlichen „Zeitfresser“, nämlich die Rückfragen zu ungeklärten Buchungsfällen.

Doppelungen – Sollten von Ihnen unbedingt vermieden werden! Speichern / scannen Sie möglichst keine Belege doppelt.

Lesbarkeit – Achten Sie darauf, dass alle Belege gut lesbar sind! Unvollständige, verblichene oder schlecht gescannte Belege führen oft zu vermeidbaren Rückfragen.

Scannen – Die Belege sollten Sie einzeln scannen. So erzeugen Sie immer eine individuelle Datei pro Beleg. Bei der Verwendung von Scan-Apps auf dem Mobiltelefon sollten Sie den Rand oder die Oberfläche, auf dem der Beleg liegt, im Bild möglichst minimieren. Nutzen Sie hierzu die Zuschneidefunktion Ihrer App.

Dateiformate – Laden Sie Ihre Belege ausschließlich im Format PDF oder TIF hoch. Keinesfalls sollten Sie Rechnungen in Word- oder Excel-Format verwenden.

Sortierung – Ihre Ablage ist die Grundbasis für die Datenübergabe an Ihre Steuerberater, bauen Sie diese nach folgendem bewährtem System auf:

  1. Kontoauszüge und die zugehörigen Belege

    Kontoauszüge werden digital, vollständig und lückenlos von Ihnen bereitgestellt, sofern Ihr Steuerberater keine direkte Verbindung zum Abruf Ihrer Kontoumsätze hat. Tipp: Sprechen Sie Ihren Steuerberater hierauf an. Solch ein elektronischer Abruf wird Ihnen viel Zeit und Mühen sparen.

    Belege werden wie folgt von Ihnen in separaten Ordnern vollständig gespeichert:

    • Rechnungsausgang – Die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden schicken.
    • Rechnungseingang – Die Rechnungen, die Sie erhalten und die von Ihrem Geschäftskonto beglichen werden.
    • Eigenbelege* erstellt für fehlende Belege
    • Bewirtungsbelegen mit vollständigen / ergänzten Angaben
  2. Kreditkartenabrechnungen / Paypal und dazugehörige Belege
  1. Barbelege / Kassenbuch vollständig, lückenlos und inkl. Kassenabschluss
    • Barbelege sind – Rechnungen und Quittungen, die Sie in bar oder von Ihrem Privatkonto beglichen haben.
    • Kasse – Alle Belege, die durch die Kasse gelaufen sind, sofern eine vorhanden ist.
  2. Sonstiges, Verträge, Besonderheiten
    • Zum Beispiel ein neuer Mietvertrag.

Weitere Tipps und Hinweise für einen digitalen Belegaustausch:

Aufbewahrung – Buchhaltungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren.
Elektronische Dokumente sind grundsätzlich auch elektronisch aufzubewahren. Erhalten Sie also eine
Rechnung z.B. als PDF-Datei, speichern Sie diese bitte geordnet ab.

Thermobelege – Kassenzettel und andere Belege auf Thermopapieren sollten Sie zeitnah einscannen, da diese schnell verblassen und schon nach wenigen Wochen nicht mehr lesbar sein können.

Timing – Als Monats- oder Quartalszahler (Umsatzsteuer) sollten Sie die Unterlagen innerhalb von 3 – 5 Tagen nach Ablauf des Monats / Quartals Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen. Andernfalls benötigt Ihr Steuerberater die Unterlagen spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Monats /Quartals, sofern Ihnen das Finanzamt eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gewährt hat. Tipp: Tragen Sie sich gleich jetzt einen wiederkehrenden Termin in Ihren Kalender ein.

Keine Buchung ohne Beleg – Auch in der digitalen Buchhaltung gilt der alte Buchhaltungsgrundsatz: Sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben benötigen einen Beleg! Sollte dieser einmal verloren gegangen sein, können Sie einen Eigenbeleg erstellen.

Kleinbetragsrechnungen – Ab einem Rechnungsbetrag von EUR 250,00 benötigen Sie immer eine ordnungsgemäße Rechnung. Für kleinere Beträge gelten Vereinfachungen, so kann z. B. auf die Angabe des Rechnungsempfängers verzichtet werden.

Verantwortlich – Für die Buchführung ist immer der Steuerpflichtige, also Sie verantwortlich. Bedenken Sie also, dass die Arbeit Ihres Steuerberaters immer nur so gut sein kann, wie die Unterlagen, die er von Ihnen bekommen.

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About the Author

In den letzten 10 Jahren durfte ich in über 1000 großen und kleinen Digitalisierungs- und Outsourcing-Projekten in großen und kleinen Unternehmen meine Erfahrungen sammeln.

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