Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz – unkompliziert und rechtskonform mit digitalen Systemen

Zahlreiche arbeitsrechtliche Vorgaben fordern eine vollständige und transparente Dokumentation der Arbeitszeiten. Vor allem müssen Arbeitgeber, die Vorgaben des Mindestlohngesetzes einhalten. Nach § 17 MiLoG sind die hier aufgeführten Branchen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter exakt aufzuzeichnen und diese Dokumentation aufzubewahren. Der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung kann den Aufwand dafür beträchtlich reduzieren und zur korrekten Einhaltung diverser gesetzlicher Vorschriften erheblich beitragen.

Kurz und knapp – Digital-Map:

1. Was ist der gesetzliche Mindestlohn?
2. Die Aufzeichnungspflichten beim gesetzlichen Mindestlohn
2.1. Für welche Arbeitnehmer gilt die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz?
2.2. Wie muss die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz erfolgen?
2.3. Wie ist unter Berücksichtigung des Mindestlohnes mit Überstunden zu verfahren?
2.4. Was besagt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV)?
3. Fazit – Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung per App im Überblick:

Was ist der gesetzliche Mindestlohn?

Der gesetzliche Mindestlohn wurde in Deutschland im Jahr 2015 eingeführt. Er soll Arbeitnehmern vor Lohndumping schützen und ihnen ein Mindesteinkommen garantieren. Der gesetzliche Mindestlohn gilt unabhängig von der Arbeitszeit oder dem Umfang der Beschäftigung. Einen Anspruch darauf haben somit auch Minijobber.

Seit seiner Einführung ist der gesetzliche Mindestlohn kontinuierlich angestiegen. Im Jahr 2021 soll er von aktuell 9,35 Euro in zwei Schritten auf 9,60 Euro angehoben werden. 2022 soll er wiederum auf 9,82 Euro und danach auf 10,45 Euro erhöht werden. Die Empfehlungen dafür wurden durch die Mindestlohnkommission des Bundesarbeitsministeriums vorgelegt und müssen durch das Bundeskabinett bestätigt werden. Stichtage für die Steigerungen sind jeweils der 01. Januar und der 01. Juli des laufenden Kalenderjahres.

Die Aufzeichnungspflichten beim gesetzlichen Mindestlohn

Zusammen mit der Einführung des Mindestlohnes wurden Aufzeichnungspflichten der Arbeitgeber im Hinblick auf die Zeiterfassung festgelegt. Sie gelten für Arbeitgeber, die Mitarbeiter in geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen nach § 8 Absatz 1 des vierten Sozialgesetzbuches  beschäftigen oder in Wirtschaftszweigen tätig sind, die unter die Regelungen des § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fallen.

Die Verpflichtung der Arbeitgeber zur Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz wird in § 17 Absatz 1 MiLoG detailliert geregelt: Festzuhalten sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit von Arbeitnehmern, die auf dieser Grundlage beschäftigt sind. Diese Arbeitszeitdokumentation ist an Fristen gebunden. Vorliegen muss sie spätestens zum Ende des siebenten Kalendertages nach dem Tag, der auf das Datum der Leistungserbringung folgt. Ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt ist die Arbeitszeitdokumentation von Mitarbeitern, die nach dem Mindestlohngesetz beschäftigt werden, für mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

OK – haben Sie diese beiden Punkte verstanden? Wenn nicht, dann bitte einfach weiterlesen …

Für welche Arbeitnehmer gilt die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz?

Die Verpflichtung zur Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz gilt einerseits für geringfügig Beschäftigte (Minijobber). Sofern sie für ihre Arbeitsleistung den Mindestlohn erhalten, spielt es keine Rolle, ob sie auf 450-Euro-Basis für ihren Arbeitgeber tätig werden oder kurzfristig (für maximal zwei Monate bzw. 50 Kalendertage pro Jahr) beschäftigt werden.

Zum anderen fallen alle Arbeitnehmer unter diese Regelungen, die für Betriebe in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Konkret handelt es sich hierbei um die folgenden Branchen, auf die in § 2a Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz explizit verwiesen wird:

  • Baugewerbe,
  • Gaststätten und Beherbergungsbetriebe,
  • Transportwesen: Personenbeförderung, Speditionen und andere Logistikunternehmen,
  • Gebäudereinigung,
  • Forstwirtschaft,
  • Fleischwirtschaft,
  • Schausteller,
  • Unternehmen, die im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen aktiv sind,
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Diese entsprechen den in § 28a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) der Sofortmeldepflicht unterliegenden Branchen.

Wie muss die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz erfolgen?

Es reicht nicht aus, die Arbeitszeit nur im Arbeitsvertrag festzulegen. Vielmehr steht der Arbeitgeber in der Pflicht, eine umfassende Zeiterfassung vorzunehmen und dabei mindestens einmal wöchentlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit abzüglich der Pausen zu dokumentieren. Die zweijährige Aufbewahrung der Zeitdokumentation beginnend ab dem Aufzeichnungsdatum ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient bei Betriebsprüfungen und dem Zoll als Prüfungsgrundlage.

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, in welcher Form die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz erfolgen soll. Möglich ist beispielsweise eine Dokumentation in Papierform, in MS Excel oder über digitale Zeiterfassungssysteme. Im Vergleich zu den beiden manuellen Varianten ermöglicht die digitale Zeiterfassung, die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz ohne großen Aufwand zu erfüllen. Gleichzeitig wird hierdurch die größtmögliche Rechtssicherheit geschaffen.

Wie ist unter Berücksichtigung des Mindestlohnes mit Überstunden zu verfahren?

Überstunden sind im Rahmen der Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz ebenso zu dokumentieren wie reguläre Arbeitsstunden. Vergütet werden sie ebenfalls mit dem gesetzlichen Mindestlohn. Falls der Arbeitgeber einen Überstundenzuschlag zahlt, kann dieser für den jeweiligen Abrechnungszeitraum auf den Mindestlohn angerechnet werden.

Besonderheiten ergeben sich, wenn ein Unternehmen Arbeitszeitkonten für seine Mitarbeiter führt. Hierdurch ist es möglich, die Fälligkeit der Auszahlung von Überstunden oder deren Abgeltung in Form von Freizeit um maximal zwölf Monate hinauszuschieben. Das Mindestlohngesetz sieht jedoch vor, dass bei den betreffenden Mitarbeitern maximal 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit auf einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden dürfen, Überstunden sind hier eingerechnet. Für Minusstunden gibt es dagegen keine festgelegte Grenze.

Was besagt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV)?

Diese Verordnung gehört zu einer Reihe von Verordnungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), welche die Zeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz für Arbeitgeber erleichtern sollen. Sie sind am 01. August 2015 in Kraft getreten. Anwendbar ist sie auf Arbeitsverhältnisse mit längerem Bestand – sie ermöglicht, auf die Zeiterfassung zu verzichten, wenn der regelmäßige Bruttolohn die Grenze von 2.000 Euro übersteigt und in den letzten zwölf Monaten tatsächlich ausgezahlt wurde. Diesem Wert liegt damit der sogenannte verstetigte monatliche Bruttolohn zugrunde.

Diese Erleichterung gilt allerdings nur für Mitarbeiter der nach dem Schwarzarbeitsgesetz sofortmeldepflichtigen Branchen, die zum Mindestlohn auf einer Vollzeitstelle oder einer regulären Teilzeitstelle tätig sind. Für Minijobber muss die Arbeitszeit unabhängig von der Branche und von Einkommensschwellenwerten aufgezeichnet werden.

Ob der Wegfall der Dokumentationspflicht für Mitarbeiter mit einem regelmäßigen monatlichen Bruttolohn von mehr als 2.000 Euro Bestand hat, wird allerdings erst die Zukunft zeigen. Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Im Zuge dieser Entscheidung kann die Dokumentation aller Arbeitszeiten für EU-Arbeitgeber zur allgemeinen Verpflichtung werden.

Fazit

Um die rechtlichen Vorgaben des Mindestlohngesetzes einzuhalten, ist eine digitale Zeiterfassung per App die erste Wahl. Mit einer Zeiterfassungs-App dokumentieren alle Mitarbeiter ihre Arbeit live. Die Anwendung läuft im Hintergrund und funktioniert auch dann, wenn die App geschlossen wird. Erfasste Arbeitszeiten sind so unmittelbar im System verfügbar, so dass die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung per App im Überblick:

  • Nahtlose Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen entsprechend den Anforderungen des Mindestlohngesetzes.
  • Lückenlose Lohnabrechnung auf der Grundlage des Mindestlohnes.
  • Sichere Archivierung und fristgemäße Aufbewahrung der Arbeitszeitdokumentation für den Fall von Betriebsprüfungen.
  • Mobile Arbeitszeiterfassung auf dem Handy für jeden Mitarbeiter, also auch von Beschäftigten im Außendienst oder im Homeoffice.
  • Umfassender Überblick über die Zeiterfassung. Einsichtnahme, Änderungen und Nachträge in die Dokumentation sind zu jedem Zeitpunkt möglich.
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