Selbst in der digitalen Welt passieren trotz sorgfältiger Arbeit desweilen Fehler. Bei der Erstellung der Lohnabrechnung per Online-Tool sind die Lohnsteuer und die Sozialabgaben die Lohnbestandteile, die bei Fehlern großes Konfliktpotenzial bieten. Hier gilt im einzelnen:
Die Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
Nach § 42 d EStG haften Arbeitgeber für die Berechnung der Lohnsteuer. Wird durch ihn zu wenig Lohnsteuer für den jeweiligen Arbeitnehmer abgeführt, kann das Finanzamt diese vom Arbeitgeber einfordern. Seinerseits hat der aber wieder einen Regressanspruch an den Arbeitnehmer als Steuerschuldner. Zur Klärung von lohnsteuerlichen Zweifelsfragen besteht die Möglichkeit zur Einholung einer Auskunft beim Finanzamt.
Der Arbeitgeber ist Schuldner für die Sozialabgaben
Bei den Sozialabgaben steht dagegen der Arbeitgeber gegenüber den Sozialversicherungsträgern in der Pflicht. Der Arbeitnehmer ist nur beitragspflichtig und muss sich seine Arbeitnehmeranteile vom Lohn abziehen lassen. Werden diese nicht korrekt vom Arbeitsentgelt einbehalten, darf der Arbeitgeber die Sozialabgaben noch im Allgemeinen bei den folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich abziehen.
Inhaltsverzeichnis
1. Häufige Fehler in der Lohnabrechnung
1.1. Die Überzahlung – zu viel überwiesen
1.2. Fehlender oder sich ändernder Freibetrag beim Lohnsteuerabzug
1.3. Betriebliche Altersvorsorge
1.4. Fehlende oder falsche Berücksichtigung von Lohnzuschlägen
1.5. Fehlerhafte Berechnung des Kindergartenzuschlags
1.6. Nicht zutreffende persönliche Daten des Arbeitnehmers
1.7. Zahlung der Altersvorsorgepauschale für Minijobber
1.8. Nichtbeachtung von Entgeltgrenzen
2. Fehlerquellen in der Gehalts- und Lohnabrechnung schnell überprüfen
3. Fragen und Antworten zur Lohnabrechnung
3.1. Muss der Arbeitnehmer die Entgeltabrechnung überprüfen?
3.2. Wie lange kann die Überzahlung durch den Arbeitgeber zurückgefordert werden?
4. Lohnabrechnung online erstellen – Fehler vermeiden
Häufige Fehler in der Lohnabrechnung
Es gibt viele Ursachen, die zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen. Teils liegen sie in der Berechnungsmethode des Arbeitsentgelts, an nicht beachteten gesetzlichen Änderungen und teils sind Versäumnisse des Arbeitnehmers dafür verantwortlich. Wird die Lohnabrechnung online erstellt, werden viele mögliche Fehler bei den gängigen Online-Tools durch automatische Prüfungen bereits von diesen erkannt. Leider bleiben oft folgende Fehlerquellen von den Prüfungsautomatismen unentdeckt:
1. Die Überzahlung – zu viel überwiesen
Ein Dreher bei der Zahleneingabe im Lohnabrechnungstool ist schnell passiert. Kommt es dadurch zu einer Überzahlung, kann der zu viel überwiesene Betrag vom Arbeitnehmer zurückgefordert oder vom nächsten Arbeitsentgelt einbehalten werden. Zu berücksichtigen sind dabei allerdings die Pfändungsfreigrenzen, die unbedingt beachtet werden müssen.
2. Fehlender oder sich ändernder Freibetrag beim Lohnsteuerabzug
Da Freibeträge von bestimmten Voraussetzungen abhängen, kann und muss der Arbeitnehmer diese nicht mehr wie früher jährlich, sondern seit 2015 im Zweijahresrhythmus neu beantragen. Umstände, die zu einer Änderung der Freibeträge führen könnten, muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt mitteilen.
3. Betriebliche Altersvorsorge
Fehlerhafte Berechnungen und falsche Einstufungen bei der Übernahme von bestehenden Verträgen neuer Mitarbeiter führen mitunter dazu, dass für die betriebliche Altersvorsorge zu viel oder zu wenig vom Lohn einbehalten wird. Hier lohnt sich der Blick auf die Abrechnung für vergleichbare Arbeitnehmer, um grobe Fehler zu vermeiden. Auch eine Prüfung vom Steuerberater ist gelegentlich zu empfehlen.
4. Fehlende oder falsche Berücksichtigung von Lohnzuschlägen
In vielen Branchen arbeiten Mitarbeiter etwa am Wochenende oder nachts. Hierfür bekommen diese in der Regel Zuschläge gezahlt, die auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Gelangen hier die Zeitdaten über eine manuelle Zeiterfassung nicht zur abrechnenden Stelle oder sind diese fehlerhaft, fehlen sie später auf dem Konto des Mitarbeiters. Eine professionelle digitale Zeiterfassung hilft hier Fehler zu vermeiden. Bei Boni, Entschädigungen für Fortbildungen oder ähnlichen Zuschüssen liegt die Fehlerquelle jedoch meist daran, dass die entsprechenden Informationen nicht zur Lohnbuchhaltung gelangen.
5. Fehlerhafte Berechnung des Kindergartenzuschusses
Ein Zuschuss für den Kindergarten ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Voraussetzung dafür, dass der Kindergartenzuschuss steuerfrei bleibt, ist, dass er zusätzlich zum Arbeitsentgelt ausbezahlt wird. Ist der Zuschuss jedoch höher als die tatsächlichen Zahlungen für den Kindergarten oder die Kita, wird die Überzahlung steuerpflichtig. Begünstigt werden zudem nur die Kindergartenzuschüsse, die für anerkannte Einrichtungen wie Betriebskindergarten, Schulkindergarten, Tagesmutter oder Ganztagsbetreuung bezahlt werden.
6. Nicht zutreffende persönliche Daten des Arbeitnehmers
Stimmen die Angaben des Arbeitnehmers hinsichtlich seiner Steuerklasse, der Zahl der Kinder, der Mitgliedschaft in der Krankenkasse oder der Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft nicht, kommt es zu Fehlern in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Arbeitnehmer ist deshalb verpflichtet, alle Änderungen so rasch wie möglich dem Arbeitgeber mitzuteilen.
7. Zahlung der Altersvorsorgepauschale für Minijobber
Ist der Minijob nicht nur kurzfristig, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichtet, Beiträge zur Rentenversicherung zu zahlen. Arbeitnehmer können jedoch einen Antrag auf Befreiung der Zahlung stellen. Dieser Antrag muss dem Arbeitgeber mitgeteilt werden. Die Befreiung gilt zwingend für die Dauer der Beschäftigung, ein Widerruf ist nicht möglich. Auch ein Verzicht auf die Befreiung sollte dem Arbeitgeber schriftlich vorliegen, damit dieser die Lohnabrechnung rechtssicher vornehmen und der Minijob-Zentrale fristgerecht die Entscheidung des Arbeitnehmers melden kann.
8. Nichtbeachtung von Entgeltgrenzen
Für den Verdienst von Minijobbern und Midijobbern gelten klare Grenzen, die nicht überschritten werden dürfen. Vor allem bei flexiblen Arbeitszeiten und unterschiedlichem Verdienst kann es passieren, dass diese Entgeltgrenzen nicht beachtet werden. Ebenso kennt die Sozialversicherung Beitragsbemessungsgrenzen für Besserverdienende. Da diese Grenzen immer wieder angepasst und geändert werden, sind die aktuellen Tabellen zu beachten.
Fehlerquellen in Gehalts- und Lohnabrechnungen schnell überprüfen
Beim Anlegen der personenbezogenen Daten ist eine Überprüfung abschließend sinnvoll. Wichtige Daten sind Geburtsdatum, korrekter Name und Adresse, aktuelle Bankverbindung, die derzeitige Krankenkasse, Eintrittsdatum in den Betrieb, Konfession, Steuerklasse und Kinderfreibeträge.
Für die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung müssen alle im Betrieb vorkommenden Gehaltsbestandteile erfasst werden. Relevante Fragen und Kriterien sind unter anderem, ob beim Arbeitnehmer Zuschläge bei der Krankenversicherung oder Pflegeversicherung anfallen und richtig übernommen wurden. Kinderlose Arbeitnehmer zahlen einen Aufschlag von 0,25 %, wenn sie das 23. Lebensjahr vollendet haben. Für Versicherte mit Kindern ist dagegen der Beitrag niedriger. Weiterhin müssen Sätze für Mehrarbeit und Leistungszulagen korrekt Anwendung finden.
Per Stichproben sollte geprüft werden, ob Lohnarten richtig verwendet, Zuschüsse sowie Zuschläge korrekt übernommen wurden.
Tipp: Kontrolle auf einen Blick
Grobe Fehler bei der Lohnabrechnung werden bemerkt, wenn man die Summen mit denen der Abrechnungen aus dem Vormonat vergleicht.
Fragen und Antworten zur Lohnabrechnung
Einige Fragen zur Lohn- oder Gehaltsabrechnung tauchen immer wieder auf. Die am häufigsten auftretenden haben wir für Sie zusammengefasst:
Muss der Arbeitnehmer die Entgeltabrechnung überprüfen?
Grundsätzlich sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Detail zu überprüfen. Dennoch vertritt der Gesetzgeber die Auffassung, dass nicht nur ein Fehlbetrag, sondern auch ein hoher Mehrbetrag auffallen sollte. In diesem Fall müssen Arbeitnehmer den Irrtum melden, denn der Arbeitgeber hat einen Herausgabeanspruch gem. § 812 BGB.
In solch einem Fall tut ein Arbeitgeber gut daran, von sich aus auf den betreffenden Arbeitnehmer zuzugehen. Im persönlichen Gespräch findet sich meist eine Regelung für Rückzahlungsmodalitäten, die für beide Seiten machbar sind.
Wie lange kann die Überzahlung durch den Arbeitgeber zurückgefordert werden?
Für die Rückzahlung greift die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gem. § 195 BGB. Ist diese Frist abgelaufen, hat der Arbeitgeber keine Möglichkeit mehr, seinen Anspruch auf Rückzahlung durchzusetzen.
In Arbeitsverträgen besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Ausschlussfristen für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bindend festzulegen. In diesen Ausschlussfristen können auch Regelungen für Unterbezahlung oder Überbezahlung enthalten sein. Die Form der Geltendmachung wird ebenfalls genau definiert. In der Regel müssen Ansprüche schriftlich geltend gemacht werden. Sogar die klageweise Klärung bei Unstimmigkeiten kann vom Arbeitgeber vorgeschrieben werden.
Lohnabrechnung online erstellen – Fehler vermeiden
Die Erstellung von Lohnabrechnungen setzt viel aktuelles Wissen voraus. Passieren im hektischen Alltagsgeschäft Fehler, kosten diese noch mehr wertvolle Zeit. In solch einem Fall ist der einfachste Weg, das Missgeschick mit dem betroffenen Mitarbeiter zu besprechen, sodass die Chance besteht, zeitnah an das Geld zu gelangen.
Oft ist es von Vorteil, die Lohnabrechnung in fachmännische Hände zu geben. Geschulte Lohnbuchhalter und optimierte Prozesse können von vornherein Fehler erst gar nicht aufkommen lassen.