Jeder Arbeitgeber ist nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, für seine Arbeitnehmer eine monatliche Lohnabrechnung zu erstellen. Die grundlegenden Angaben, welche in der Lohnabrechnung erfasst werden müssen, sind ebenfalls klar definiert. Dennoch gibt es keine gesetzliche Verpflichtung die Lohnabrechnung in Papierform an den Mitarbeiter auszuhändigen. Der Gesetzestext lautet: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Das bedeutet für Unternehmer, dass sie die Lohnabrechnung auch online bereitstellen können und nicht zwangsläufig auf die Papierform angewiesen sind. Das spart nicht nur bares Geld, sondern entlastet sogar noch die Umwelt. Dennoch müssen Arbeitgeber bei der Erstellung von Lohnabrechnungen bestimmte Pflichten erfüllen. Diese habe ich für Sie einmal übersichtlich aufgelistet und im Folgenden kurz erklärt.
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- Die Versicherungspflicht prüfen
- Leisten der Gehaltszahlungen
- Berücksichtigung des Mindestlohns
- Die An- und Abmeldung der Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse
- Kalkulation und Überweisung der Sozialabgaben
- Meldungen von Arbeitsunterbrechungen
- Erstellung der Jahresmeldungen
- Die Anmeldung der Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
- Datenschutz bei der Lohnabrechnung sicherstellen
Für deutsche Unternehmen und Freiberufler gehört die monatliche Gehaltsabrechnung zu den lästigen Pflichten eines Arbeitgebers. Die Lohnabrechnung online zu erstellen ist aufgrund regelmäßiger Gesetzesänderungen und den privaten Veränderungen des Mitarbeiters zeitaufwendig und komplex. Im folgenden haben ich für Sie die 10 wichtigsten Pflichten eines Arbeitgebers bei der Erstellung einer Lohnabrechnung erklärt.
1. Die Versicherungspflicht prüfen
Zu den Pflichten eines Arbeitgebers gehört es die Versicherungspflicht seiner Angestellten zu überprüfen. Nicht jeder Mitarbeiter ist in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Neben der Möglichkeit der privaten Versicherung können Mitarbeiter auch freiwillig gesetzlich versichert sein. Dies muss der Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung berücksichtigen.
2. Leisten der Gehaltszahlungen
In Folge der Lohnabrechnung muss auch die Gehaltsauszahlung erfolgen. Dabei müssen Arbeitgeber unter anderem laufende Pfändungen beachten und diese in ihrer Höhe exakt berücksichtigen. Es ist enorm wichtig die Pfändung richtig zu berechnen, da der Arbeitgeber gegebenenfalls in Haftung genommen werden kann. Entsprechend dieser Berechnungen müssen Sie als Arbeitgeber die Beträge zur Zahlung anweisen.
3. Berücksichtigung des Mindestlohns
Der gesetzliche Mindestlohn gilt für alle Branchen in Deutschland. Da sich der Mindestlohn regelmäßig ändert, muss sich der Arbeitgeber verpflichtend über Änderungen informieren und die Löhne entsprechend anpassen.
4. Die An- und Abmeldung der Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse
Egal ob gesetzlich oder privat versichert, der Arbeitgeber muss mit der ersten Lohnabrechnung oder spätestens sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag, den Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden. Ausnahmen bilden bei dieser Regelung sofortmeldepflichtige Unternehmen, beispielsweise in der Gastronomie. In diesen Branchen müssen Mitarbeiter am Tag der Arbeitsaufnahme angemeldet werden. Hierzu steht das Mittel der Sofortmeldung bereit.
Haben Mitarbeiter bisher noch keine Versicherungsnummer, muss diese ebenfalls durch den Arbeitgeber beantragt werden. Auch das Ende der vertraglichen Zusammenarbeit muss mit der nächsten Lohnabrechnung den Krankenkassen gemeldet werden.
5. Kalkulation und Überweisung der Sozialabgaben
Das Unternehmen ist verpflichtet spätestens bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats die voraussichtlichen Sozialabgaben zu überweisen. Die Höhe der Sozialabgaben für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind vom Arbeitgeber zu berechnen und auf der Lohnabrechnung anzugeben.
6. Meldungen von Arbeitsunterbrechungen
Kommt es zu Arbeitsunterbrechungen, müssen diese nicht nur in der Lohnabrechnung erfasst werden, sondern Unternehmen müssen diese auch der Krankenkasse und der Rentenversicherung melden. Gründe für eine Arbeitsunterbrechung sind beispielsweise unbezahlter Urlaub, Arbeitsbummelei oder auch Streik.
7. Erstellung der Jahresmeldungen
Auf Basis der Lohnabrechnungen müssen für alle Mitarbeiter Jahresmeldungen erstellt werden. Wenn Sie die Lohnabrechnung online erstellen, können Sie diese ganz einfach generieren. Die Meldungen an die Krankenkassen umfassen die Zeiträume der Beschäftigung im Unternehmen und die beitragspflichtigen Arbeitsverdienste. Die Jahresmeldung muss für jeden Mitarbeiter separat erstellt und elektronisch eingereicht werden. Als Basis dient der Stichtag des 31. Dezembers. Mitarbeiter, welche zu diesem Datum noch im Unternehmen beschäftigt sind, müssen eine Jahresabrechnung erhalten. Unternehmen haben eine Frist für die Erstellung dieser Abrechnung bis zum 15. April des folgenden Jahres.
Die UV-Jahresmeldung für die Berufsgenossenschaft muss bis zum 16. Februar des Folgejahres erstellt und elektronisch gemeldet werden. Auch hier müssen die Beschäftigungszeiten und die beitragspflichtigen Verdienste enthalten sein.
8. Die Anmeldung der Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung
Alle Mitarbeiter eines Unternehmens müssen von diesem bei der gesetzlichen Unfallversicherung gemeldet werden. Abhängig von den einzelnen Branchen sind hierfür unterschiedliche Berufsgenossenschaften zuständig.
9. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Im Rahmen der Lohnabrechnung muss auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall berücksichtigt werden. Das Gehalt des Mitarbeiters muss im Regelfall für die nächsten sechs Wochen weiterhin gezahlt werden. Besonderheiten gelten hier für Unternehmen, welche regelmäßig und im Durchschnitt nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Diese nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Für weitere Informationen zur Feststellung der Umlagepflicht U1 stehen die Krankenkassen den Unternehmen hilfreich zur Seite.
10. Datenschutz bei der Lohnabrechnung sicherstellen
Zu den Pflichten eines Arbeitgebers gehört der Datenschutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Mit der Novellierung der Datenschutzgrundverordnung müssen Arbeitgeber umfangreiche gesetzliche Regelungen beachten. So sind laut DSGVO die Daten der Mitarbeiter und somit auch deren Lohndaten personenbezogen und somit besonders schützenswert. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie die Lohnabrechnung online erstellen möchten. Hier spielt der sichere Datenschutz eine enorm große Rolle. Fachlicher Rat ist somit in jedem Fall anzuraten, ehe Ihr Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren kann.