Wenn Sie ein Unternehmen führen und einen oder mehrere Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie monatlich eine Lohnabrechnung erstellen. Alternativ können Sie einen externen Dienstleister (z. B. Steuerberater oder Lohnbüro) mit dieser Aufgabe beauftragen. Bevor Sie mit der ersten Lohnabrechnung starten, müssen Sie sich bei Ämtern und Behörden anmelden. Dies erfolgt heutzutage auf elektronischem Weg. Ein externer Dienstleister – kann z. B. ein Steuerberater oder ein Lohnbüro sein – unterstützt Sie bei den jeweiligen Anmeldungen oder führt diese in Ihrem Namen durch.
Digital Map:
- Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
- Die Anmeldung beim Finanzamt
- Beim Arbeitsamt die Betriebsnummer beantragen
- Anmeldung bei der zuständigen Krankenkassen
- Mein Fazit
1. Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
In Deutschland sind die Berufsgenossenschaften die Unfallversicherungsträger für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Berufsgenossenschaften haben die Aufgabe Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu vermeiden. Um diese Aufgaben zu gewährleisten, unterstützt die Berufsgenossenschaft (BG) Unternehmen beim Arbeitsschutz und bietet Schulungen für deren Versicherte an. Erleidet ein Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit einen Unfall oder eine Berufskrankheit, die einen länger andauernden Heilungsprozess nach sich zieht, übernimmt die zuständige Berufsgenossenschaft die Kosten. Sie fördert zusätzlich die Genesung durch weitere umfangreiche Maßnahmen. Weiterhin entwickelt sie präventiv Unfallverhütungsvorschriften, um Arbeitsunfälle zu verhindern.
Eine Anmeldung bei der für Ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft müssen Sie innerhalb einer Woche nach der Gründung Ihres Unternehmens unabhängig davon vornehmen, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen oder nicht. Auch die Rechtsform Ihres Unternehmens ist für die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft nicht relevant. Die Anmeldung wird bei der zuständigen BG online durchgeführt. Missachten Sie diese Verpflichtung, kann gegen Ihr Unternehmen ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängt werden.
Unternehmer, die sich persönlich unfallversichern möchten, können eine freiwillige Anmeldung bei der zuständigen BG vornehmen. Zu beachten ist: Ob Existenzgründer oder Unternehmen mit Mitarbeitern, es ist immer nur eine Berufsgenossenschaft für Sie zuständig. Dies gilt auch, wenn Sie in verschiedenen Bereichen geschäftstätig sind. Ist einem nicht klar, welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, erkundigen Sie sich am besten direkt bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) unter 0800 6050404.
2. Die Anmeldung beim Finanzamt
Zum Beginn Ihrer Unternehmensgründung informieren Sie hierüber das zuständige Finanzamt. Sie füllen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und bekommen anschließend eine Steuernummer zugewiesen. Dies geschieht unbeeinflusst davon, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen oder nicht. Stellen Sie im Laufe Ihrer Unternehmenstätigkeit einen Arbeitnehmer ein, können Sie für die Erstellung der Gehaltsabrechnung die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer verwenden. Vor der ersten Abrechnung sollten Sie Ihr Finanzamt allerdings über Ihre Erstanstellung informieren. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Steuernummer für das Lohnsteuerverfahren freigeschaltet ist.
Im Zuge der Lohnsteuermeldung stellen Sie sicher, dass Sie die Lohnsteuer der Arbeitnehmer richtig ermitteln, einbehalten und an das Finanzamt abführen. Beim Finanzamt muss die Lohnsteuer für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr angemeldet und abgeführt werden, je nachdem, wie viel Lohnsteuer Ihr Unternehmen im Vorjahr abgeführt hat. Die jeweilige Anmeldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des bei Ihnen festgelegten Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums eingehen. Ist Ihr Unternehmen mit einem monatlichen Anmeldezeitraum veranlagt, erstellen Sie spätestens zum 10. Tag eines Monats die Lohnsteueranmeldung für den Vormonat. Z. B. muss die Lohnsteueranmeldung für den Monat Februar spätestens bis zum 10. März beim Finanzamt vorliegen. Alle Meldungen erfolgen in elektronischer Form.
Beauftragen Sie einen externen Dienstleister, die Lohnabrechnung online zu erstellen, werden von diesem alle gesetzlichen Fristen im Kontext der Lohnsteuer gewahrt. Sie vermeiden damit die Zahlung von Säumniszuschlägen und Verspätungszuschlägen.
3. Beim Arbeitsamt die Betriebsnummer beantragen
Jeder Arbeitgeber in Deutschland führt für seine sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten Meldungen zur Sozialversicherung monatlich durch. Um an diesem Meldeverfahren teilzunehmen, benötigen Sie eine Betriebsnummer für jeden Ihrer Beschäftigungsbetriebe. Wenn Sie Ihren ersten Arbeitnehmer einstellen, beantragen Sie diese online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Der Onlineantrag ermöglichte es Ihnen rund um die Uhr, ohne Wartezeit in einer Vielzahl von Sachverhalten die Betriebsnummer direkt online zu erhalten und angezeigt zu bekommen. Sparen Sie sich wertvolle Zeit, dieses hilfreiche Video führt Sie einfach durch den Antragsablauf. Diese Verpflichtung müssen Sie unabhängig davon erfüllen, ob Sie einen Festangestellten, eine 520-Euro-Kraft oder einen Auszubildenden in Ihrem Betrieb aufnehmen. Sie werden so als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar.
Alternativ ist es möglich, die Betriebsnummer bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit vor Ort zu beantragen.
4. Anmeldung bei der zuständigen Krankenkassen
Bevor Sie die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen neuen Mitarbeiter erstellen, wird dieser sozialversicherungsrechtlich erfasst. Dies ist notwendig, damit Sie als Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung an den richtigen Sozialversicherungsträger elektronisch melden und anschließend abführen können. Hierzu melden Sie den Arbeitnehmer bei Aufnahme der Beschäftigung bei seiner Krankenkasse elektronisch an. Spätestens müssen Sie Ihrer Meldepflicht bis zu sechs Wochen nach dem Beschäftigungsbeginn nachkommen. Für spezielle Branchen ist sogar eine Sofortmeldung erforderlich. Hierzu gehören z. B. das Baugewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe oder das Speditionsgewerbe.
Wird ein Beschäftigungsverhältnis beendet, ist die Abmeldung des jeweiligen Arbeitnehmers zwingend erforderlich. Eine Ausnahme besteht, wenn Sie eine 520-Euro-Kraft beschäftigen oder ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis vereinbart haben. Kurzfristig bedeutet, Sie beschäftigen einen Arbeitnehmer für drei Monate ohne Unterbrechung oder nicht länger als 70 Tage in einem Kalenderjahr. In beiden Fällen erfolgen die An- und Abmeldungen nicht bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers, sondern bei der Minijobzentrale.
Lassen Sie Ihre Gehaltsabrechnung online von einem externen Dienstleister erstellen, sorgt dieser dafür, dass die erforderlichen An- und Abmeldungen fristgerecht vorgenommen werden. Ebenso denkt der beauftragte Dienstleister daran, am Ende eines jeden Kalenderjahres die Jahresmeldungen für alle Arbeitnehmer online zu erstellen.
5. Mein Fazit
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung online erstellen, können Sie von vielen Vorteilen profitieren. Für die Anmeldung bei Behörden und Ämtern sind Sie allerdings selbst verantwortlich.
Beauftragen Sie hingegen einen externen Dienstleister, unterstützt dieser Sie bei den Erst-Anmeldungen. Zusätzlich beachtet dieser bei erforderlichen monatlichen Meldungen bei der Berufsgenossenschaft, dem Finanzamt und den zuständigen Krankenkassen alle gesetzlichen Fristen und erstellt termingerecht für jeden Monat eine korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Sie haben so mehr Zeit und können sich auf die wesentlichen Dinge Ihrer unternehmerischen Tätigkeit konzentrieren.
Wünschen Sie weitere Informationen zu dem Thema Lohnabrechnung online erstellen, wenden Sie sich gerne an mich. Ich helfe Ihnen, Ihre Lohnbuchhaltung digital zu optimieren und unterstütze Sie bei Bedarf bei der Wahl eines geeigneten Dienstleisters.