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Clevere Unternehmer und Freiberufler sparen viel Zeit mit digitalem Rechnungs- und Belegmanagement

Clevere Unternehmer und Freiberufler sparen viel Zeit mit digitalem Rechnungs- und Belegmanagement

Das digitale Rechnungs- und Belegmanagement wird in der modernen Buchhaltung immer wichtiger.

Das digitale Rechnungs- und Belegmanagement wird in der modernen Buchhaltung immer wichtiger. Dabei ist die Wahl der Werkzeuge für den Erfolg entscheidend. Mit GetMyInvoices steht ein leistungsstarkes Onlinetool zur Verfügung, welches die Abläufe im Unternehmen vereinfacht und ausreichend Schnittstellen bietet, um digitale und nicht digitale Rechnungen aller Art zu erfassen und zu kategorisieren. Ich zeige Ihnen in diesem Beitrag, welche Vorteile digitales Rechnungsmanagement über GetMyInvoices (GMI) mit sich bringt.

Digital Map:

  1. Was ist GetMyInvoices überhaupt?
  2. Wobei hilft GMI? Was macht GMI?
  3. Warum vereinfacht GMI die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater / Buchhaltungsbüro?
  4. Die Vorteile von GMI im Überblick
  5. Diese Voraussetzungen gelten für die Nutzung von GetMyInvoices
  6. Darauf sollten Sie bei der Einführung von GMI in Ihrem Unternehmen achten
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Was ist GetMyInvoices überhaupt?

GetMyInvoices ist eine digitale Toolbox, mit dem alle Rechnungen eines Unternehmens zentral verwaltet werden können. Dabei arbeitet das Online-Tool automatisiert und sorgt somit für einen optimalen Workflow. Rechnungen können von GetMyInvoices aus über 10.000 Quellen automatisiert abgerufen werden und stehen in einer zentralen Rechnungsverwaltung zur Verfügung. Die Kontrolle der Rechnungen, deren Zahlungen und die Verwaltung der entsprechenden Belege werden von einer zentralen Verwaltungsoberfläche online erledigt. Das spart Ihnen als Unternehmen nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Rechnungen nicht übersehen oder vergessen werden. Dank der eigenen App können zudem nicht digitale Rechnungen digitalisiert und direkt in GetMyInvoices integriert werden. Somit ersparen Sie sich das sonst so ermüdende Handling von Papierbelegen.

Wobei hilft GMI? Was macht GMI?

Die Verwaltung von Rechnungen und Belegen, aber auch die Zahlung der fälligen Rechnungen nimmt in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Vor allem dann, wenn diese Arbeiten dezentral erfolgen und somit sehr aufwendig gestaltet werden. GetMyInvoices zentralisiert diese Arbeiten und nimmt einen großen Teil der Arbeit durch Automation ab. So werden Rechnungen aus digitalen Datenbanken, E-Mail-Postfächern und der Cloud abgerufen und an einem zentralen Ort zur Kontrolle aufbereitet. Sie können dann direkt in GetMyInvoices die Rechnungen kontrollieren, diese begleichen und anschließend automatisiert die Belege ablegen. Das Belegmanagement können Sie mit diesem Tool ortsunabhängig vornehmen. Einmal gemachte Rechnungseinstellungen werden zukünftig auf alle folgenden Rechnungen der gleichen Gruppe angewandt. All diese Funktionen führen zu einer großen Zeitersparnis und ermöglichen Ihnen eine neue Flexibilität.

Warum vereinfacht GMI die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater / Buchhaltungsbüro?

Die Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater ist für Unternehmen in jeder Phase wichtig. Diese Zusammenarbeit sollte so einfach und so reibungslos wie nur möglich ablaufen. Dies hat GetMyInvoices bedacht und für einfache Abläufe gesorgt. Zum einen gibt es einen eigenen Dienstleisterzugang zu Ihren Daten, welchen Sie separat freigeben können. Somit hat Ihr Steuerberater oder Buchhaltungsbüro immer alle tagesaktuellen Rechnungs- und Belegdaten vorliegen. Doch auch der Fibu-Dienstleister profitiert von der Nutzung von GetMyInvoices. Die Belege und Rechnungen werden geordnet und vollständig automatisiert an diesen übertragen. Hierzu stehen für alle gängigen Systeme die notwendigen Schnittstellen kostenlos zur Verfügung. Das Belegmanagement mit dem Steuerberater oder Buchhaltungsbüro kann somit einfach und ohne großen Aufwand durch GetMyInvoices optimiert werden. Eine hier erzielte Zeitersparnis kann sich auf die Höhe der Bearbeitungskosten des jeweiligen Dienstleisters positiv auswirken.

Die Vorteile von GetMyInvoices im Überblick

  1. Einer der größten Vorteile von GetMyInvoices ist, dass es viele Funktionen direkt in sich vereint und so eine große Zeitersparnis ermöglicht.
  2. Durch den automatisierten Import von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und Online-Portalen sind alle relevanten Rechnungen in digitaler Form zentralisiert verwaltbar.
  3. Durch das einfache scannen per App können nicht digital vorliegende Rechnungen digitalisiert und ins Tool übertragen werden.
  4. An zentraler Stelle können Sie die Rechnungen auf Richtigkeit überprüfen.
  5. Durch die Integration vom Online-Banking werden Zahlungen abgeglichen und Rechnungen können nach der Kontrolle von Ihnen beglichen werden. Die daraus resultierenden Belege werden automatisch erstellt und stehen der Buchhaltung über verschiedene Schnittstellen zur Verfügung.
  6. Zudem gibt es einen eigenen Steuerberaterzugang, was die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Buchhaltungsbüro deutlich erleichtert.

Diese Voraussetzungen gelten für die Nutzung von GetMyInvoices

Der große Vorteil ist, dass GetMyInvoices für digitales Rechnungsmanagement ein Cloud-basiertes Werkzeug ist und somit kaum Anforderungen an die Hardware stellt. So können Sie das Tool sowohl auf allen gängigen Desktop-Computern, als auch auf einem Tablet oder Smartphone nutzen. Wichtig sind für den reibungslosen Ablauf ein aktuelles Betriebssystem und eine stabile Internetverbindung. Diese Grundvoraussetzungen lassen sich sogar im mobilen Betrieb bewerkstelligen. Weitere Anforderungen werden durch GMI nicht gestellt.

Darauf sollten Sie bei der Einführung von GMI in Ihrem Unternehmen achten

Elektronische Rechnungen managen.n
© Adobe Stock Momius

Ich habe Ihnen hier einige wichtige Ratschläge für die Einführung von GetMyInvoices für Ihre Finanzbuchhaltung zusammengestellt:

  • Sollte Ihnen Ihre jährliche Beleganzahl nicht ganz bekannt sein, beginnen Sie nach Möglichkeit mit einem der kleineren Pakete. Sie können GetMyInvoices jederzeit im Nutzerumfang erweitern.
  • Bei der Nutzung von Google Ads (Werbeanzeigen) muss das AdWords-Konto durchgehend aktiv sein.
  • Stellen Sie nach Möglichkeit bei verlässlichen Kreditoren auf Lastschrift um, damit Sie beim Rechnungsausgleich effektiver arbeiten können. Sparen Sie sich somit Zeit und Arbeit.
  • Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen ein. Ich empfehle FIBU@ihreDomain. Hinterlegen Sie diese bei allen Portalen und informieren Ihre Kreditoren, die Ihnen Rechnungen schicken. Dies erspart im GMI-Buchungspaket Portalverbindungen und ermöglicht ggf. die Nutzung eines kleineren Pakets. Alle Rechnungen werden so an diese E-Mailadresse verschickt. Richten Sie im E-Mailkonto einen Synchronisierungsordner (z.B. SyncInvoices-2023) ein. Prüfen Sie Ihre eingegangenen Rechnungsmails, ehe Sie diese in den Jahresordner verschieben.
  • Die Rechnungen aller Kreditoren sollen in Zukunft an Ihre neue FIBU-E-Mail-Adresse geschickt werden. Bei den Kreditoren, die Ihnen Papierrechnungen schicken, bitten Sie im direkten Kontakt um Umstellung auf Zusenden einer E-Mail-Rechnung und die Teilnahme am Lastschriftverfahren. So vermeiden Sie Papierbelege und sparen Zeit.
  • Wenn Sie keinen zentralen Steuerberater oder Buchhaltungszugang vergeben (spart möglicherweise, Paketkosten). Organisieren Sie die monatlich anfallenden Rechnungen durch einen Datenexport zentral, beispielsweise in der Dropbox oder Google Drive. Gewähren Sie dem Buchhaltungsbüro und Steuerberater einen Zugriff auf die jeweiligen Belegordner im jeweiligen Tool. Stellen Sie GMI so ein, dass die Dateien nach Rechnungssteller und Datum benannt werden. Weisen Sie GMI an, nur Rechnungen zu synchronisieren, welche namentlich zuzuordnen sind. So werden nur bearbeitete Rechnungen vom Programm automatisch abgelegt.
  • Sie sollten, wenn Sie es bisher nicht gemacht haben, eine Tank-Karte je Firmenwagen bei der Tankstelle Ihres Vertrauens beantragen. Weiterhin können Sie so Tank-Gutscheine für Mitarbeiter und Ihre Tankrechnungen auf elektronische E-Mail-Rechnung umstellen.
  • Nutzen Sie die Verschlagwortung für die Suche in GMI. Die Kontenbezeichnungen Ihres Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) dienen Ihnen so zugleich als Tags.
  • Installieren Sie die GMI-App zum einfachen Scan von Rechnungen. Wenn Sie andere Rechnungs-Scanner nutzen, sollten diese die Rechnungen an Ihre FIBU-Adresse schicken.
  • Die Buchungsbelege aus der Lohnbuchhaltung sollten direkt per E-Mail an die FIBU-Adresse geschickt werden. So werden diese in GMI übernommen und können von Steuerberater und Buchhalter gleichermaßen genutzt werden.
  • Wenn Sie Kunde bei Amazon sind, richten Sie sich besser ein Businesskonto ein. Stellen Sie dies so ein, dass Firmen ohne Rechnungsversand nicht mehr in der Produktsuche angezeigt werden. GMI übernimmt automatisch alle Amazon-Rechnungen. Sie brauchen so keine fehlenden Belege mehr bei Amazon anzufordern.
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